Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

- Quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn, văn thư nội bộ;
- Phát hành công văn, văn thư;
- Quản lý dấu;
- Cập nhật thông tin trong công tác quản lý hành chính;
- Thực hiện các công tác chuẩn bị tiếp tân, nghi lễ, khánh tiết;
- Tham gia hoạt động kiểm kê định kỳ;
II. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
BÊN TRONG
1 Cấp trên: Trưởng phòng Hành chính
2 Đồng cấp: Các chuyên viên thuộc quyền quản lý của các Trưởng phòng khác trong Công ty.
BÊN NGOÀI
1 Quan khách tới Công ty;
CHI TIẾT CÔNG VIỆC
1. Các công việc trong ngày:
1.1 Cập nhật, tổng hợp báo cáo ngày hôm trước:
- Công - ca - cơm - phép của người lao động;
- Nhật ký điều động phương tiện vận chuyển của tổ xe văn phòng;
- Nhật ký vào và ra của người, phương tiện, tài sản;
- Nhật ký bàn giao phương tiện cuối ngày tổ xe văn phòng;
- Nhật ký tuần tra và giao ca tổ an ninh;
1.2 Tiếp nhận lịch trình và yêu cầu sử dụng phương tiện (ô tô) từ các bộ phận phòng ban;
(Chuyển) Điều động phương tiện vận chuyển thực hiện lịch trình công tác;
1.3 Kiểm tra hoạt động tạp vụ;
Triển khai các hoạt động tiếp tân, nghi lễ theo kế hoạch trong ngày;
1.4 Thực hiện cấp phát công cụ dụng cụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc lần đầu cho nhân sự mới;
1.5 Phát hành công văn, văn thư nội bộ:
- Công văn được phát hành, trước khi chuyển phát phải được đóng dấu theo quy định đồng thời được ghi nhận trong sổ công văn và nhật ký sử dụng dấu;
- Văn thư nội bộ được lưu trữ bản gốc theo quy định; đồng thời đóng dấu sao y với văn bản được chuyển tới các bộ phận, ban, phòng;
2. Các công việc trong tuần:
- Lập kế hoạch công việc cho tuần kế tiếp bao gồm: lịch sử dụng phòng họp và tiếp khách; lịch công tác liên quan tới điều xe; lịch đặt vé, đặt phòng liên quan tới các chuyến công tác;
- Cập nhật thông tin vi phạm và xử lý vi phạm nội quy, các quy trình, quy định;
- Báo cáo thống kê các chi phí hành chính trong tuần;
- Kiểm tra thủ tục thanh toán hoàn ứng trong tuần;
- Kiểm tra đề xuất tạm ứng chi phí hành chính cho tuần kế tiếp;
- Báo cáo tổng hợp danh sách tài sản ra khỏi đơn vị, nhưng chưa quay trở lại;
3. Công việc tuần cuối tháng:
- Tổng hợp trong tháng;
- Kiểm tra thủ tục thanh toán hoàn ứng trong tháng;
- Kiểm tra đề xuất tạm ứng chi phí cho tuần kế tiếp;
4. Công việc trong tháng:
- Cập nhật thông tin định mức và báo cáo thực tế cấp phát vật tư văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc;
- Lập đề xuất nhu cầu vật tư văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho tháng kế tiếp;
(áp dụng đối với đơn vị kinh doanh, văn phòng đại diện)
- Cập nhật thông tin định mức khẩu phần và báo cáo thực tế xuất ăn;
- Cập nhật thông tin vi phạm và xử lý vi phạm nội quy, các quy trình, quy định;
- Tổng hợp công - cơm - ca - phép trong tháng;
- Lập danh sách hủy tài liệu, hồ sơ, công văn, văn thư nội bộ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
5. Công tác văn thư lưu trữ
5.1 Cập nhật danh mục tài liệu, hồ sơ, công văn, văn thư nội bộ;
5.2 Lưu trữ tài liệu, hồ sơ, công văn, văn thư nội bộ;
6. Cập nhật quản lý hồ sơ:
6.1 - Hồ sơ tài sản: Tiếp nhận, bàn giao, cấp phát, thu hồi, điều động, điều chuyển, bảo hành, duy tu bảo dưỡng, sửa chữa nâng cấp, thanh lý;
6.2 - Hồ sơ phòng chống cháy nổ: Các biên bản kiểm tra định kỳ, phương án thực tập huấn luyện an toàn phòng chống cháy nổ, diễn tập phòng cháy chữa cháy;
6.3 - Hồ sơ vệ sinh môi trường