Chuyên Viên Hành Chính Văn Phòng

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

- Chịu trách nhiệm thực thi công việc hàng ngày trong phạm vi công ty.

- Vai trò công việc: thực hiện đa nhiệm trên nhiều trách nhiệm bao gồm: các công việc lễ tân tiếp đón khách; nhận/ chuyển điện thoại và quản lý văn thư; thực thi các thanh toán liên quan đến hoạt động văn phòng và các yêu cầu thanh toán từ Đội ngũ lãnh đạo công ty; chịu trách nhiệm tổ chức và thực thi sự kiện trong và ngoài công ty; giám sát thực thi các quy định văn phòng từ đội ngũ cán bộ nhân viên làm việc tại văn phòng.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

- Thực thi công việc văn thư: nhận, giao, gửi thư đến/đi trong và ngoài công ty;

- Quản lý kho văn phòng phẩm và thực hiện đề xuất mua sắm văn phòng phẩm khi cần thiết;

- Triển khai các nghĩa vụ lễ tân: tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại trực tiếp, nhận fax của văn

phòng;

- Nhận và phân loại công văn thư từ, giao tới các bộ phận trong công ty/văn phòng; quản lý công văn thư từ đi từ công ty;

- Phát triển các quy định về văn phòng, quy trình thủ tục vận hành văn phòng và đảm bảo thực thi đúng các quy định;

- Hỗ trợ kế hoạch dịch chuyển, sắp xếp văn phòng và quản lý, duy trì hệ thống hạ tầng công nghệ điện mạng trong văn phòng;

- Quản lý chi phí văn phòng;

- Đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình vận hành, quản trị văn phòng;

- Cung cấp các hỗ trợ khác về hành chính khi cần thiết, bao gồm : chuẩn bị phòng họp, quản lý lịch họp;

- Hỗ trợ triển khai các công việc khác liên quan đến văn phòng và không gian làm việc;