HR Administration Executive

- Các công việc trong văn phòng Giao nhận thư: quản lý phần mềm giao thư của Viettelpost, ghi nhận người gửi, đơn gửi; nhận thư từ bảo vệ, bàn giao ký nhận.

- Đặt nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm, nước suối, đồ dùng nhà bếp, hoa tươi, thiết bị. Kiểm tra, quản lý đồ dùng văn phòng.

- Tiếp nhận cuộc gọi qua tổng đài và thực hiện nối máy các cuộc gọi điện thoại/ thư tín đến bộ phận liên quan.

- Đón tiếp khách hàng, đối tác ghé thăm đơn vị, hướng dẫn họ tới các điểm đến cụ thể.

- Tham gia đảm bảo hỗ trợ công tác an ninh cho văn phòng bằng việc giám sát việc ra vào của khách.

- Nhận, gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm qua email, bưu phẩm hoặc máy fax.

- Thực hiện thiết lập cuộc hẹn, hỗ trợ các tác vụ quản trị khác.

- Theo dõi, liên hệ đối tác bổ sung các tài liệu, vật dụng cần thiết trong văn phòng… Theo dõi book vé máy bay (Nhận thông tin gửi đại lý book vé, theo dõi thu gom chứng từ và làm thanh toán hàng tháng).

- Hỗ trợ book khách sạn cho khách hàng và đồng nghiệp nước ngoài khi sang Việt Nam/ Làm thanh toán tương ứng. Chịu trách nhiệm cho đăng ký và quản lý Visa/Thẻ tạm trú/Kiểm tra và đăng ký các thủ tục cư trú cho nhân viên người nước ngoài.

- Chịu trách nhiệm bố trí và sắp xếp việc di chuyển và chỗ ở cho chuyên gia và khách.

- Theo dõi làm visa, hộ chiếu, gia hạn visa/GPLĐ/thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.

- Làm thanh toán tương ứng.

- Hỗ trợ các event tại công ty.

- Làm việc với nhà cung cấp

- Theo dõi thời gian vận chuyển đơn hàng. Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng đúng yêu cầu. Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh và chất lượng đồ dùng nhận được và liên hệ nhà cung cấp đổi/trả/bảo hành nếu sản phẩm lỗi/không hoạt động.

- Các thủ tục hành chính với người nước ngoài và nhân viên Chịu trách nhiệm quản lý thư tín, giao nhận thư từ/hàng hóa.

- Chịu trách nhiệm bố trí và sắp xếp đồ dùng văn phòng phẩm, đảm bảo cung cấp đồ dùng cần thiết cho người nước ngoài và nhân viên khi có nhu cầu.

- Thực hiện thủ tục thanh toán Tạo PR, PO, post GR lên phần mềm SAP cho các thanh toán của các nhà cung cấp: văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, cước chuyển phát, đồ dùng, hoa tươi, nước suối, đồ ăn văn phòng, giấy đa năng.

- Cung cấp, lưu trữ các chứng từ, hóa đơn, phiếu xuất kho chi tiết cho việc thanh toán.

- Các công việc phát sinh khác theo yêu cầu của cấp trên