Nhân viên Hành chính

Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ phân phối Ánh Dương

Mức lương: 5 - 7 triệu Kinh nghiệm: 2 năm Nơi làm việc: Hà Nội

Trình độ: Cao đẳng Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Nhân viên Hành chính mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

1. Công tác lễ tân
- Nghe điện thoại, chuyển tới các bộ phận khách hàng cần gặp, giao dịch với khách hàng, đối tác, đón tiếp khách đến giao dịch và làm việc với Công ty tại khu vực văn phòng.
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của Công ty.
- Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của Công ty với khách hàng hoặc nội bộ.
2. Công tác văn thư
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.Theo dõi và cấp số, cập nhật thông tin vào sổ quản lý công văn đến, công văn đi.
- Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản khi có yêu cầu.
- Lưu trữ bản cứng, scan bản mềm các tài liệu, hồ sơ pháp lý của Công ty: giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép, hợp đồng điện, nước, viễn thông…
- Soạn thảo các công văn đi thuộc lĩnh vực được phân công.
- Liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh để gửi chuyển công văn, thư tín.
3. Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, trang thiết bị văn phòng
- Lập danh mục cơ sở hạ tầng, phương tiện và trang thiết bị văn phòng, theo dõi và báo cáo định kỳ về các cơ sở hạ tầng, hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điều hòa, tủ, bàn, ghế và đồ dùng văn phòng.
- Theo dõi và đề nghị sửa chữa hư hỏng của hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điều hòa, thang máy…
- Kiểm kê tài sản, máy móc trang thiết bị đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, trình Ban Giám Đốc thay mới, bổ sung khi cần thiết.
4. Công tác mua sắm hàng hóa, thuê dịch vụ, cấp phát văn phòng phẩm…
- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, dụng cụ cần thiết của các phòng ban. Lên bảng kê chi phí mua sắm theo từng tháng, có kế hoạch mua sắm cụ thể. Theo dõi tình hình sử dụng VPP
- Theo dõi, kiểm soát việc thanh toán các khoản chi phí dịch vụ phát sinh thường xuyên: điện, nước, viễn thông, chuyển phát nhanh ...
5. Giải quyết các thủ tục hành chính
- Photo công chứng, in ấn các tài liệu, giấy tờ pháp lý của Công ty theo yêu cầu từ các phòng ban.
- Liên hệ với cơ quan chức năng, sở kế hoạch đầu từ làm thủ tục cấp mới, điều chỉnh, bổ sung giấy tờ đăng ký kinh doanh.
6. Các chức năng, nhiệm vụ khác
- Liên hệ các đại lý đặt vé máy bay, tàu xe, đặt phòng nhà nghỉ, khách sạn cho cán bộ nhân viên đi công tác.
- Phối hợp với đồng nghiệp thực hiện các nhiệm vụ chung của Phòng Hành chính Nhân sự.
- Thực hiện các báo cáo theo chức năng.

Yêu cầu công việc

- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Hành chính, Văn thư lưu trữ, quản trị nhân lực ... hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có 2-3 năm kinh nghiệm làm vị trí tương đương.
- Kỹ năng giao tiếp tốt, chủ động có tinh thần trách nhiệm với công việc
- Thành thạo các phần mềm tin học (MS Word, Excel…)
- Nơi làm việc: Vp Công ty 81A Trần Quốc Toản, Hoàn Kiếm