Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân Tổng Hợp (HN)

Làm việc tại VP tập đoàn 120 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội.

• Chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Giám đốc/ Trưởng phòng Nhân sự. Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm đối với một số công việc thuộc khối Hành chính-Nhân sự như sau.
• Quản lý hồ sơ cá nhân của cán bộ nhân viên toàn Công ty; Theo dõi, cập nhật mọi biến động nhân sự (điều chuyển, thay đổi vị trí, thay đổi hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, tăng giảm lương...), lập file theo dõi và báo cáo đúng cấp khi được yêu cầu;
• Thực hiện việc theo dõi và soạn thảo hợp đồng lao động, mọi quyết định liên quan đến nhân sự như điều chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật, sa thải, điều chỉnh lương, hồ sơ giải quyết thôi việc… đối với CBNV trong Công ty; Định kỳ lập báo cáo về việc gia hạn hợp đồng, hết hạn thử việc để thông báo cho các Trưởng bộ phận;
• Theo dõi đánh giá thử việc, đánh giá hiệu quả công việc, đánh giá quá trình làm việc... của CBNV;
• Quản lý, hướng dẫn và theo dõi chấm công và ngày nghỉ của CBNV (trừ nghỉ tuần). Cung cấp báo cáo đúng cấp khi được yêu cầu; Chỉ cung cấp phiếu lương cho đúng cá nhân CBNV yêu cầu theo nguyên tắc bảo mật thông tin, không cung cấp phiếu lương thông qua cá nhân/ CBNV khác;
• Quản lý công tác văn thư lưu trữ của các Công ty thuộc Tập đoàn Đức Trung, bao gồm quản lý và sử dụng con dấu của các Công ty và các văn bản/ hồ sơ pháp lý của các Công ty theo đúng quy định và yêu cầu của cấp trên; Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục hành chính với các cơ quan nhà nước để đảm bảo các hoạt động hành chính, thủ tục pháp lý của Công ty/ chi nhánh/ địa điểm kinh doanh được thông suốt;
• Quản lý hình ảnh văn phòng và thực hiện các công tác lễ tân hành chính; Nhắc nhở CBNV tuân thủ mọi quy định của Công ty tại nơi làm việc, đăng ký giờ làm việc, chít vân tay, mang hàng hóa ra/ vào văn phòng...
• Tiếp nhận, phản hồi, xử lý các thông tin, công văn, hợp đồng, chứng từ, tài liệu đi/ đến cũng như các chính sách, quy định mới của Công ty; Lập file theo dõi;
• Quản lý và cập nhật danh bạ điện thoại nội bộ, cung cấp khi được yêu cầu;
• Soạn thảo công văn, thông báo nội bộ... theo yêu cầu của cấp trên; Thông báo họp giao ban và chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp; Sắp xếp lịch sử dụng phòng họp;
• Duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên mà Công ty sử dụng, các đơn vị cung ứng dịch vụ hành chính (cung ứng bảo vệ, gửi xe, chuyển phát nhanh, điện thoại, sửa chữa, nước uống, in card, làm name tag...); Trực tiếp theo dõi và lưu hợp đồng cung ứng dịch vụ;
• Quản lý các trang thiết bị và tài sản văn phòng (bàn, ghế, tủ tài lệu, máy tính, máy fax, máy photo copy, máy scan, máy in...) Hướng dẫn sử dụng khi được yêu cầu và lập kế hoạch định kỳ kiểm kê, bảo dưỡng, đề xuất sửa chữa khi cần thiết;
• Thực hiện công tác chấm công, theo dõi ngày nghỉ của CBNV văn phòng;
• Giám sát công việc và chi phí phát sinh từ công việc của Nhân viên bảo vệ, Tạp vụ, Nhân viên kỹ thuật tại văn phòng Công ty; Kịp thời hỗ trợ và báo cáo cấp trên những sự vụ liên quan;
• Theo dõi các chi phí văn phòng, chi phí hành chính như văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, internet, taxi, phát chuyển nhanh... theo định mức được duyệt (nếu có) và lập báo cáo định kỳ; Làm