Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự - (HR - Admin Officer)

Mô tả công việc:
Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng HCNS.

Phạm vi công việc bao gồm:
A. Mảng hành chính bao gồm:
1. Quy trình:
o Cập nhật và hoàn thiện các quy trình quản lý hành chính của Công ty.
2. Quản lý xe:
o Quản lý lái xe, sắp xếp lịch làm việc của lái xe, theo dõi xăng xe, định mức xăng xe.
3. Hậu cầu, lễ tân:
o Công tác hậu cần và tổ chức thực hiện hậu cần hội nghị, hội thảo, dịch vụ, sự kiện nội bộ, sự kiện đối ngoại, lễ tết, vận chuyển…
o Duy trì và cải tiến để văn phòng sạch, đẹp, đảm bảo cây và hoa trong văn phòng tươi.
o Ghi nhận thông tin của khách, cuộc gọi đến và chuyển thông tin theo yêu cầu.
o Tiếp đón khách đến văn phòng, trà nước cho khách và chuẩn bị phòng họp.
4. Dịch vụ phục vụ văn phòng:
o Quản lý các hoạt động thuê, mua, sử dụng dịch vụ phục vụ hoạt động của Công ty, theo dõi gia hạn các HĐ thuê, mua, sử dụng các dịch vụ này đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của dịch vụ.
o Kiểm tra và đối chiếu với các nhà cung cấp về các dịch vụ và làm đề nghị thanh toán cho các nhà cung cấp, theo dõi chi phí liên quan.
5. Tài sản:
o Quản lý máy tính, tài sản, duy tu và sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng và công cụ làm việc.
6. IT:
o Liên hệ với IT để cài đặt, thay đổi, điều chỉnh e mail, group mail cho CBNV.
7. Hành chính:
o Đặt vé máy bay, khách sạn và ô tô cho CBNV và khách đi công tác.
o Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ xin visa đi công tác nước ngoài cho CBNV, hồ sơ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài.
o Thực hiện điều phối cung ứng và cấp phát văn phòng phẩm vật dụng hành chính.
8. Văn thư
o Theo dõi, lưu trữ công văn và các giấy tờ quan trọng của công ty
o Quản lý con dấu
o Tiếp nhận và xử lý văn thư đi – đến, phân loại và chuyển công văn, giấy tờ đến các bộ phận liên quan, lập sổ theo dõi công văn.
o Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
o Dịch tài liệu.
9. Quản lý kho :
o Sắp xếp, quản lý vật tư trong kho.
o Báo cáo tồn kho định kỳ.
o Tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của nhân viên liên quan đến công việc phụ trách.
o Thực hiện các công việc khác do Quản lý và Ban Giám đốc giao phó.

B. Mảng nhân sự bao gồm:
o Chấm công CBNV, thực tập hàng tuần và hàng tháng.
o Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên Công ty, lưu hồ sơ, lập danh sách CBNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.
o Quản lý hồ sơ CBNV nghỉ việc và file thống kê theo dõi các trường hợp nghỉ
o Hỗ trợ công tác hậu cần đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CBNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.
o Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm…. theo yêu cầu của cấp trên và thực hiện các thủ tục liên quan.
o Quản lý theo dõi nghỉ phép của NV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, lập xác nhận phép của nhân viên, báo cáo các trường hợp NV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS
o Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
Báo cáo:
• Báo cáo công tác tuần, quý, năm cho Trưởng phòng.