Nhân viên hành chính văn phòng (Administration Officer)

CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Hành chính - Văn phòng

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính & giấy tờ, mạng nội bộ tại nhà máy, tuân thủ các chính sách và thủ tục do Công ty thiết lập và các yêu cầu pháp lý, tài chính và luật định của Chính phủ.
• Sao y, scan, lưu giữ và sắp xếp bảo mật toàn bộ tài liệu quan trọng và hồ sơ pháp lý của công ty. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật, làm mới hoặc gia hạn hồ sơ
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết, hợp đồng, thư từ và các thông báo. Đăng ký thủ tục pháp lý mới cần thiết để đảm bảo hoạt động của Công ty
• Sắp xếp việc đi lại và ăn ở, công tác cho nhân viên và lãnh đạo
• Làm việc trực tiếp với dịch vụ bảo vệ và quản lý tài sản chung.
• Thanh toán định kỳ các chi phí cố định: phí thuê, điện thoại, internet, điện, nước, phí đi lại, visa, v.v...
• Cập nhật & báo cáo chi phí hàng tháng. Tham gia vào công tác tính toán và lập kế hoạch chi phí

2. PCCC, Môi trường, Thanh tra

• Thực hiện nhiệm vụ tiếp khách, đoàn thanh tra PCCC, Công an Khu vực, Phòng Xuất nhập cảnh, Môi Trường,.. giải quyết tất cả các yêu cầu chung và tham gia vào các vấn đề an ninh văn phòng
• Thiết lập và thực hiện các thủ tục pháp lý, đăng ký với cơ quan Ban Ngành để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Lập và theo dõi danh sách dụng cụ & thiết bị chữa cháy, nguồn nước tại nhà máy. (Để gia hạn, đổi mới khi cần thiết)
• Tổ chức kế hoạch huấn luyện và diễn tập PCCC

3. Quản lý tài sản chung

• Duy trì và đặt hàng văn phòng phẩm và các thiết bị khác theo yêu cầu
• Kiểm soát người và tài sản ra/vào công ty, đảm bảo an ninh và an toàn trong công ty
• Giám sát việc sử dụng tài sản của công ty, phòng ngừa tổn thất, lạm dụng và lãng phí. Giám sát và thực hiện bảo vệ môi trường theo quy định và pháp luật của công ty

4. An toàn lao động

• Thiết lập và thực hiện các thủ tục pháp lý, đăng ký với cơ quan Ban Ngành để đảm bảo an toàn cho nhân viên
• Sắp xếp lịch khám sức khỏe định kỳ cho toàn thể nhân viên Công ty
• Đăng ký tăng / giảm, trả sổ BHXH cho nhân viên

5. Nhân viên người nước ngoài

• Chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho các nhân viên người nước ngoài như thư mời, visa, thẻ tạm trú,bảo hiểm, giấy phép lao động, giấy phép lái xe vé máy bay, công tác đưa đón, chỗ ở, v.v...
• Các công việc khác theo yêu cầu
• Báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng Nhân sự.