Nhân Viên Lễ Tân Văn Phòng

* Trực tổng đài
- Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân khánh tiết như trực tổng đài, nghe và giải đáp các câu hỏi của khách hàng hoặc nối máy tới các bộ phận liên quan.
- Nhận, chuyển điện thoại, thư từ, phát báo hàng ngày cho các lãnh đạo, phòng ban..
- Tiếp đón, hướng dẫn các khách hàng đến giao dịch tại Tập đoàn và báo lại cho các đơn vị liên quan
* Phục vụ công tác lễ tân cho Ban Tổng Giám Đốc, Giám đốc các Khối
- Xử lý các phát sinh và yêu cầu khác của Ban lãnh đạo.
* Đặt phòng họp cho các phòng ban.
- Bố trí phòng họp cho các Khối/Phòng/Công ty thành viên theo đăng ký đặt phòng họp của các đơn vị.
- Chuẩn bị phòng họp, kiểm tra vệ sinh và quản lý các trang thiết bị phục vụ phòng họp như cốc phòng họp, bóng đèn, bàn ghế….
- Chuẩn bị nước uống, giấy bút, máy chiếu, màn chiếu, sắp xếp lại bàn ghế,..
- Phục vụ teabreak cho các cuộc họp nếu có yêu cầu.
* Làm lễ tân cho các sự kiện
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan làm lễ tân cho các sự kiện , cuộc họp, đào tạo, đại hội cổ đông, hội thảo và tổ chức đón tiếp khách cho các đoàn.
- Quản lý, theo dõi, cấp phát nước uống, cây xanh cho cán bộ nhân viên các Khối Hội sở.
- Quản lý tình hình sử dụng các cây nước uống tại tòa nhà.
- Liên hệ với đầu mối phụ trách để gọi nước và cấp phát nước uống khi hết nước.
- Theo dõi tình hình cây xanh, lấy ý kiến phản hồi của CBNV các khối báo lại cho đầu mối phụ trách các mảng cây xanh để phục vụ kịp thời.
* Phối hợp với Công ty Bảo vệ quản lý bảo vệ, tạp vụ, phối hợp với Ban quản lý tòa nhà.
- Thực hiện các công việc, xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến Tạp vụ, bảo vệ và các công việc liên quan tới khu vực thuê của Ngân hàng.
- Ghi nhận các yêu cầu của CBNV các khối về vấn đề tạp vụ vệ sinh và báo ngay cho nhà cung cấp để được giải quyết.
- Phối hợp với Ban quản lý tòa nhà xử lý các vấn đề phát sinh về điện, nước, điều hòa, vệ sinh, phòng chống cháy nổ….