Nhân viên Lễ tân, Văn thư
Mô tả công việc
- Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty: Sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị nước uống.
- Liên hệ với những bộ phận cần để làm việc.
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ. Ghi lại thông tin vào sổ theo dõi.
- Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp chỗ làm việc của mình
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày: Có sổ theo dõi và nhập phần mềm
- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép khách hàng ra vào trong Công ty.
- Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
- Làm thư ký và Ghi biên bản cuộc họp giao ban, cuộc họp tháng, cuộc họp quý và cuộc họp hội đồng quản trị.
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
- Lưu trữ hộp dấu, có biên bản bàn giao cho các bộ phận khi cần
- Thanh toán và cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng:
+ Thanh toán chi phí gửi 2 xe ô tô tại chung cư Hòa Bình vào ngày 22 tháng trước đến-03 tháng sau
+ Thanh toán cước điện thoại: cước điện thoại bàn, cước tổng đài ảo, cước Gigaphone vào ngày 05 hàng tháng
+ Thanh toán tiền điện, nước vào ngày 12 hàng tháng
+ Gửi tài liệu cho đối tác theo yêu cầu của các bộ phận, tổng hợp chi phí và thanh toán phí chuyển phát hàng tháng
+ Theo dõi và Mua đồ dùng chung khối văn phòng nếu hết: Nước rửa tay, nước lau sàn, hoa cắm vào các ngày lễ, dép đi trong VP, nước uống trên xe TGĐ, trà café hàng tháng cho CNBV…
+ Thống kê tài sản cố định, VPP mỗi tháng một lần, và làm phiếu đề nghị sửa chữa mua mới
- Lập biên bản bàn giao và lưu giữ biên bản bàn giao đối với những vật dụng bàn giao trong công ty
- Theo dõi vấn đề vệ sinh của toàn Công ty:
+ Chuẩn bị phòng họp và vệ sinh phòng TGĐ
+ Theo dõi Lịch trực nhật, thuê nhân viên tạp vụ, kiểm tra thường xuyên theo từng ngày. Nhắc nhở những bộ phận khác chưa hoàn thành công việc.
- Theo dõi đồng phục, ghi và tổng hợp lại những trường hợp thiếu và mặc sai khác đồng phục
- Theo dõi và Chiết xuất dữ liệu chấm công 2 lần/ tháng cung cấp cho BP Nhân sự.
- Chuẩn bị bữa trưa, nước uống phù hợp theo yêu cầu của TGĐ
- Kết hợp Bộ phận Nhân sự giới thiệu nhân viên mới vào Công ty: Nội quy Công ty, Thời gian làm việc, đồng phục…
- Thực hiện tổng hợp báo cáo tuần các bộ phận từng tuần gửi cho TGĐ và Quản lý điều hành, Trưởng bộ phận.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc: photo tài liệu, chứng chỉ liên quan. Tiến hành lưu giữ những giấy tờ liên quan đến bộ phận mình
- Những công việc hỗ trợ khác:
+ Tìm kiếm địa điểm ăn uống cho những dịp như liên hoan, sự kiện, lễ hội,
+ Tìm kiến địa điểm ăn trưa cho đối tác, đặt hoa vào các ngày lễ nếu có yêu cầu.
+ Tổ chức sinh nhật cho CBNV tại công ty kết hợp các bộ phận khác
Yêu cầu công việc
- Độ tuổi: 22 trở lên
- Trình độ: Trung cấp trở lên (Ưu tiên tốt nghiệp ngành văn thư lưu trữ)
- Kinh nghiệm: Ưu tiên có kinh nghiệm là lợi thế (Chưa biết có thể đào tạo)
- Nhanh nhẹn, chịu khó, sức khỏe tốt
- Có thái độ làm việc nghiêm túc, luôn luôn lắng nghe, học hỏi các ý kiến từ đồng nghiệp trong Công ty.
- Có khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt….
- Có khả năng làm việc theo nhóm, làm việc độc lập và chịu được áp lực trong công việc,
- Có Tiếng Anh là một lợi thế (không bắt buộc)
- Sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.
- Sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.
- Ngoại hình ưa nhìn.
- Luôn biết cách ứng phó và xử lý tốt những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên các công việc quan trọng lên hàng đầu.
Phúc lợi công việc
- Lương: Thỏa thuận theo năng lực bản thân. (5 -7 triệu)
- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần
- Phụ cấp ăn trưa 30.000/ ngày
- Tham gia BHXH theo quy định nhà nước.
- Phúc lợi khác: Được nghỉ và Thưởng Các ngày lễ theo quy định nhà nước ngoài ra nghỉ thêm ngày 25/12.
- Thưởng dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh, Lương tháng 13, Năng suất lao động, Thâm niên
- Được đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn
- Được hưởng những phúc lợi rất tốt từ Công ty: Du lịch hàng năm, Lễ tết, sinh nhật, hiếu hỉ…..
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Nộp đơn dưới đây
Công Ty Cổ Phần Pharmatopes Việt Nam
11/03/2020
Hà Nội
Nhân viên/ Có kinh nghiệm
Tin học văn phòng, Tiếng Anh
Bất kỳ
Trung cấp
1 năm
Nam nữ, từ 22 tuổi
Công Ty Cổ Phần Pharmatopes Việt Nam