Nhân Viên Lễ Tân, Văn Thư, Hành Chính

1. Văn thư lưu trữ
- Có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty đúng quy chế ban hành.
- Tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ các hồ sơ/tài liệu đến và đi theo quy định văn thư lưu trữ.
- Lập, quản lý và báo cáo danh mục hồ sơ/tài liệu đảm bảo đúng quy định và thuận tiện tra cứu khi cần. Lưu trữ hồ sơ/tài liệu sau khi đóng dấu đúng quy định.
- Bảo mật các hồ sơ/tài liệu khi được đóng dấu đúng quy định.
2. Công tác lễ tân
- Trực tổng đài điện thoại của Công ty, hướng dẫn và chuyển các cuộc gọi theo quy định.
- Hướng dẫn, tiếp đón khách đến tham quan, làm việc tại văn phòng công ty và các sự kiện của công ty chu đáo, đúng quy định
- Đảm bảo công tác trà nước được phục vụ đầy đủ, kịp thời cho BLĐ, trong các cuộc họp.
- Hỗ trợ các công tác lễ tân, khánh tiết tại tất cả các sự kiện thường niên của Công ty … và các sự kiện khác được phân công
- Hỗ trợ công tác khánh tiết các Công ty dự án theo phân công
3. Hành chính văn phòng
- Cấp phát văn phòng phẩm, ấn phẩm, quà tặng, đồng phục, ….
- Theo dõi, tổng hợp chi phí hành chính như: chi phí vé máy bay của CBNV, chi phí tiếp khách của Ban Lãnh đạo, chi phí VPP, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí văn phòng khác như chi phí thuê văn phòng, chi phí dịch vụ văn phòng các chi phí văn phòng khác
- Đầu mối mua sắm các dịch vụ hành chính được phân công
- Thực hiện các công tác hành chính tổng hợp hỗ trợ các công ty dự án
Đề xuất cải tiến các thủ tục, quy trình, biểu mẫu và các hồ sơ khác liên quan đến bộ phận
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ/đột xuất và các chức năng nhiệm vụ khác theo yêu cầu của QLTT