Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty.

2. Sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ đào tạo và nhân sự theo quy trình hướng dẫn của Công ty một cách gọn gàng, khoa học và dễ nhìn theo danh mục.

3. Phân loại, hệ thống hóa biên mục hồ sơ và một số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ.

4. Theo dõi và quản lý văn bản đi theo quy định nội bộ và pháp luật: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số/ngày tháng ban hành văn bản; đăng ký văn bản vào sổ; sắp xếp và lưu trữ bản gốc (Lập hồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).

5. Theo dõi và quản lý văn bản Đến theo quy định nội bộ và pháp luật: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại; đăng ký văn bản vào sổ; theo dõi, đôn đốc các đơn vị giải quyết văn bản đúng hạn và lập báo cáo; Sắp xếp và lưu trữ bản gốc (Lập sồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).

6. Tiếp nhận và lưu trữ tài liệu từ các đơn vị/ phòng ban một cách khoa học, đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị và đúng thời hạn lưu giữ của luật pháp.

7. Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo quy định sử dụng con dấu. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp trên.

8. Lập danh mục theo dõi, phân loại các loại hồ sơ tài liệu theo thẩm quyền ký duyệt.

9. Thực hiện việc lập giấy giới thiệu, giấy công lệnh cho nhân viên khi có yêu cầu.

10. Quản lý, phân phối các hồ sơ, biểu mẫu,… cho các bộ phận liên quan.

11. In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu Lãnh Đạo công ty khi có yêu cầu và được phê duyệt cho phép.

12. Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ hàng ngày, tháng, năm theo yêu cầu của BQL/TPHCNS.

13. Các công việc khác theo yêu cầu của BQL/TPHCNS.