Nhân Viên Văn Thư, QS, Kho Quỹ Dự Án

* Công việc văn thư:
- Sắp xếp, lưu trữ tài liệu, hồ sơ liên quan dự án một cách ngăn nắp, có hệ thống, bao gồm: Biểu mẫu hồ sơ, Công văn, chỉ thị công trường, Bản vẽ, Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ phê duyệt, Các biên bản nghiệm thu... Lập file theo dõi về việc giao nhận hồ sơ đi – đến & thời gian thực hiện.
- In ấn, photo hồ sơ, mẫu biên bản, bản vẽ giao cho Giám sát công trường khi có yêu cầu.
- Tham gia soạn thảo & thực hiện trình ký các hồ sơ với đại diện Ban Quản lý (BQL): Công văn, hồ sơ phê duyệt, hồ sơ nghiệm thu, Nhật ký thi công, Bản vẽ, Thẻ ra vào công trường… Báo cáo cho người quản lý/ Chỉ huy công trường nếu hồ sơ nào gửi BQL quá hạn nhưng chưa được giải quyết.
- Tham gia họp & viết biên bản cuộc họp nội bộ Ban chỉ huy công trường (BCHCT). Theo dõi, đốc thúc nội bộ Giám sát hiện trường ký các hồ sơ liên quan trên công trường (Biên bản bàn giao mặt bằng, biên bản hiện trường, nghiệm thu, nhật ký thi công...).
* Công việc QS – Hồ sơ công trường:
- Lập kiểm tra quản lý toàn bộ hồ sơ chất lượng công trường, các biểu mẫu công trường, các hồ sơ chất lượng phục vụ công tác thi công và lắp đặt theo tiến độ thi công trường
- Lập hồ sơ thanh toán, quyết toán theo biểu mẫu, bảo vệ khối lượng hồ sơ thanh toán, quyết toán với bộ phận QS của Chủ Đầu tư (CĐT). Khi thống nhất số liệu thì trình ký hồ sơ các bên liên quan, xử lý thông tin để thực hiện thủ tục giải ngân với các phòng ban CĐT (BQL, Phòng Kinh tế, Phòng Kế toán…).
- Lập kế hoạch tiến độ thanh toán, giải ngân & báo cáo khi có yêu cầu từ CHT,TPDA
- Tổng hợp thông tin và lập các báo cáo gửi các phòng ban của CĐT: Báo cáo thi công ngày/ tuần/ tháng, Báo cáo sản lượng, dự trù ngân sách, Báo cáo phát sinh, hợp đồng…
- Nhận, sàng lọc, lưu và gửi thông tin dự án, thông tin cơ bản cần thiết cho người quản lý & các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm thụ lý.
* Công việc thủ quỹ:
- Theo dõi, quản lý thu chi tiền quỹ nội bộ công trình, quản lý hồ sơ các thành viên trong công trường.
- Lập bảng lương/ giá trị làm khoán của các đội thợ thi công/ công nhân, gửi cho Chỉ huy trưởng- TPDA để phê duyệt thanh toán.
* Công việc thủ kho
- Nhận hàng, kiểm tra và lưu kho hàng kim khí/ phụ kiện của CĐT hoặc nhà thầu phụ/ nhà cung cấp.
- Xuất kho cho các đội thợ thi công. Theo dõi, ghi chép số liệu cẩn thận. Báo cáo cho người quản lý khi có hao hụt hoặc hàng còn tồn kho ít để có kế hoạch nhập hàng dự trữ.
- Kiểm tra hồ sơ số liệu giá trị nhà thầu phụ/ nhà cung cấp đệ trình lên & báo cáo đề xuất công ty thực hiện thanh toán.
- Tạo và duy trì mối quan hệ tốt với các thành viên BCHCT. Tham gia các công việc phát sinh khác (nếu có) theo yêu cầu của người quản lý & hỗ trợ mọi thành viên khác khi cần thiết để hoàn thành tốt công việc chung giúp dự án về đích thắng lợi.