NV Lễ Tân Văn Thư (FCU)

1 Công tác văn thư lưu trữ

• Quản lý con dấu theo qui định của công ty.
• Lấy số, vào sổ văn bản đi đến (file cứng và file mềm) và lưu trữ văn bản đi đến theo quy trình, quy định của công ty.
• Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến các bộ phận có liên quan.

2. Lễ tân

• Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin các cuộc điện thoại gọi đến.
• Đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác
• Theo dõi việc ra/ vào của nhân viên công ty và khách đến liên hệ công tác
• Theo dõi, tiếp nhận và gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu của các bộ phận.
• Lập danh bạ số điện thoại nội bộ trong công ty. Cập nhật và chuyển danh bạ đến các phòng ban đảm bảo liên lạc nội bộ thông suốt.
• Tham gia tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện trong công ty: chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị trà nước, …
• Liên hệ và thực hiện các thủ tục: đăng ký và đổi vé xe, thông báo vận chuyển, …
• Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ khu vực lễ tân, phòng họp, dọn dẹp cốc chén khi kết thúc hội thảo hội nghị, họp, gặp gỡ khách hàng.
• Phối hợp thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng: Cấp phát văn phòng phẩm, công chứng..và các công việc khác do quản lý trực tiếp giao (nếu có).