Phó Phòng Kế Hoạch, Kiểm Soát Nội Bộ

Trách nhiệm

• Thực hiện các công việc của Phó phòng Kế hoạch – Kiểm soát Nội bộ.

Công tác kế hoạch:

• Tổng hợp, xây dựng kế hoạch triển khai theo tuần của công ty (trên cơ sở kế hoạch của các phòng, ban, công trường hoặc nhiệm vụ giao đột xuất của Tổng giám đốc tại các buổi giao ban, hội ý của công ty hoặc giao việc trực tiếp cho bộ phận kế hoạch) có gắn với thời hạn hoàn thành theo ngày của tuần đó, theo dõi, kiểm tra giám sát việc thực hiện, hoàn thành các công việc đề ra trong Kế hoạch, có báo cáo Tổng giám đốc kịp thời những nội dung đang triển khai chệch hướng với thời hạn hoặc mục tiêu đề ra:
• Giao nhiệm vụ các phòng, ban xây dựng kế hoạch theo từng tuần, tháng/quý/năm và trực tiếp theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch này theo các tiến độ công việc cụ thể đề ra. Nếu phát hiện chậm chễ về tiến độ cũng như chất lượng triển khai hoạt động, báo cáo TGĐ để có chỉ đạo, biện pháp kịp thời (như nhắc nhở trong giao ban, lập biên bản sự việc, đề xuất kỷ luật ..vv).
• Trực tiếp điều độ, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong toàn Công ty. Khi có sai phạm, chậm trễ tiến độ, trực tiếp giải quyết trong phạm vi được cho phép; ngoài phạm vi cho phép phải báo cáo Ban TGĐ kịp thời xử lý vụ việc;
• Tiếp nhận các phản hồi từ Ban TGĐ, Trưởng các phòng ban để kịp thời điều chỉnh kế hoạch để phù hợp cho từng thời điểm;
• Đánh giá công tác triển khai kế hoạch của từng đơn vị, P/B/Bộ phận và đề xuất thưởng/phạt theo quy định Công ty;
• Thống kê, báo cáo định kỳ giao ban, tuần, tháng, quý năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc về công tác kế hoạch;
• Báo cáo hàng ngày, tuần, hàng tháng hoặc đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ.

Công tác Kiểm soát nội bộ:

• Quản lý công tác kiểm soát nội bộ gồm: tiến hành kiểm tra độc lập các thông tin, sự việc, kết quả, tiến độ công việc mà các bộ phận chức năng báo cáo trước khi trình lên Tổng giám đốc
• Kiểm tra quá trình thực hiện công việc theo qui trình và quy định của Công ty, phát hiện và xác định nguyên nhân về những sai phạm trong việc thực hiện công việc theo qui trình, qui định của công ty, cảnh báo hoặc đề xuất các cải tiến qui trình, qui trình làm việc vướng mắc trong quá trình hoạt động của Công ty cho TGĐ.
• Kiểm soát việc triển khai thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty: về công tác thị trường, kỹ thuật, quản lý dự án, kế toán, tài chính, nhân sự,…;
• Giám sát tính tuân thủ các quy định nội bộ. Đề xuất và giải quyết các chế độ, quyền lợi liên quan đến người lao động phù hợp với pháp luật và thỏa ước lao động;
• Theo dõi, kiểm tra, xác định và xử lý cá nhân, phòng/ban vi phạm quy trình, nội quy, tác phong, văn hóa Công ty;
• Thu thập, tổng hợp, kiểm tra và phân tích các hồ sơ, bằng chứng và có nhận xét, kết luận về những nội dung đã kiểm; đề xuất các biện pháp xử lý.
• Báo cáo lên cấp trên về các sai phạm không tuân thủ đúng các chính sách, qui chế, nguyên tắc và qui trình liên quan đến hoạt động của các đơn vị trực thuộc.
• Theo dõi tiến độ thực hiện các biện pháp khắc phục các sai phạm đã phát hiện nhằm đảm bảo sự tuân thủ được thực thi kịp thời.
• Đề xuất chỉnh sửa, bổ sung các qui định, qui trình phù hợp với thực tế để phát huy hiệu quả lên cấp trên.
• Trực tiếp giải quyết các khiếu nại của CBN