Thư Ký Ban Tổng Giám Đốc (Hội Đồng Quản Trị Có KN Lĩnh Vực Chứng Khoán Ngân Hàng Đầu Tư)

A. Thực hiện công tác giúp việc cho TGĐ/PTGĐ
1. Đầu mối thông tin liên lạc giữa TGĐ/PTGĐ và các đơn vị
- Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ/PTGĐ tới các đơn vị liên quan; hỗ trợ/phối hợp với các đơn vị triển khai chỉ đạo theo yêu cầu từ TGĐ/PTGĐ.
- Thực hiện giám sát, nhắc nhở, đốc thúc các đơn vị thực hiện chỉ đạo của TGĐ/PTGĐ.
- Tổng hợp, rà soát báo cáo định kỳ, báo cáo phát sinh của các đơn vị trình TGĐ/PTGĐ.
2. Công tác thư ký chuyên trách
- Đón tiếp khách hàng, đối tác của TGĐ/PTGĐ.
- Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại khi có chỉ đạo của TGĐ/PTGĐ.
- Ngoại giao các đơn vị, cơ quan chức năng theo sự phân công của TGĐ/PTGĐ.
- Tham mưu, tư vấn, đề xuất giải pháp/cách thức giải quyết trong một công việc lên TGĐ/PTGĐ khi có yêu cầu.
- Biên – phiên dịch tài liệu
- Sắp xếp lịch công tác, lịch họp, lịch hẹn … phù hợp với kế hoạch của TGĐ/PTGĐ; theo dõi và nhắc lịch công việc tới TGĐ/PTGĐ.
- Thông báo lịch làm việc của TGĐ/PTGĐ tới các đơn vị và cá nhân liên quan.
- Tổ chức và tham dự các buổi họp do TGĐ/PTGĐ chủ trì hoặc đại diện TGĐ/PTGĐ tham dự các cuộc họp khi có chỉ đạo.
- Chuẩn bị và phân phối tài liệu họp tới các thành viên tham dự; Ghi chép biên bản họp, biên bản làm việc.
- Làm thủ tục thanh toán chi phí công tác, chi phí tiếp khách của TGĐ/PTGĐ và/hoặc các chi phí khác theo chỉ đạo của TGĐ/PTGĐ.
3. Quản lý hồ sơ công văn
- Thực hiện soạn thảo văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của TGĐ/PTGĐ.
- Nhận, sắp xếp và rà soát các hồ sơ trình TGĐ/PTGĐ ký.
B. Các công việc được giao từ Chủ tịch HĐQT / VPHĐQT
1. Hỗ trợ mảng Chứng khoán:
- Tổ chức họp/ xin ý kiến Đại hội đồng cổ đông;
- Lập, quản lý, theo dõi Sổ đăng ký cổ đông và các giao dịch cổ phiếu, các đề nghị của cổ đông;
- Báo cáo Ngân hàng Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ chức khác liên quan đến cổ đông, cổ phần, cổ phiếu;
- Làm việc với các bên cung cấp dịch vụ có liên quan đến cổ đông, cổ phần, cổ phiếu của Trí Việt;
- Thực hiện các thủ tục xin chấp thuận tại các Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến các thủ tục chuyển nhượng cổ phần, tăng vốn, phát hành cổ phiếu và các vấn đề khác có liên quan đến cổ đông, cổ phần, cổ phiếu của Ngân hàng;
- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước cần thiết chuẩn bị cho kế hoạch niêm yết của Trí Việt trên sàn giao dịch
2. Một số đầu việc khác
- Thực hiện các công việc cụ thể được CT giao trực tiếp
- Các công việc VP HĐQT giao theo chỉ đạo của CT
- Đôn đốc, nhắc lịch, theo dõi việc thực hiện công việc của BĐH
- Chủ động đề xuất và nhận một số mảng công việc phù hợp năng lực.