Thư ký Tổng giám đốc

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban TGĐ.
- Tiếp và hướng dẫn Khách đến gặp Ban TGĐ để liên hệ công tác.
- Chuẩn bị các nội dung cần thiết (hồ sơ tài liệu, phương tiện khác,…) cho Ban TGĐ.
- Chuẩn bị nội dung, thông tin thư mời liên quan và tổ chức cuộc họp;
- Liên hệ, giao dịch với đối tác theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.
- Thay mặt Ban TGĐ tham dự các sự kiện, đối ngoại theo yêu cầu công việc.
- Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các công ty, cơ quan hoặc các cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác;
- Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các cuộc gọi từ đối tác, các bộ phận/phòng ban;
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban TGĐ.
- Truyền đạt thông tin, chỉ đạo của Ban TGĐ đến các cấp quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban TGĐ, phân phối các văn bản đã duyệt đến các cá nhân, đơn vị liên quan.
- Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với TGĐ;
- Sắp xếp, lưu trữ, quản lý Hồ sơ đảm bảo chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm;
- Tổng hợp báo cáo hàng tuần, tháng, quý của các đơn vị trình Ban TGĐ.
- Thực hiện các báo cáo công việc theo định kỳ và theo yêu cầu của Ban TGĐ.
- Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của TGĐ.