Thực tập sinh Hành chính đối ngoại

Hỗ trợ các công việc Admin nằm trong kế hoạch hàng năm của bộ phận về Quan hệ giữa Chính phủ & Ngành (ngành Dược), Quan hệ Công chúng, Trách nhiệm Xã hội của Doanh nghiệp (CSR) và Quản lý Khủng hoảng một cách hiệu quả.

Báo cáo với quản lý và cũng chịu trách nhiệm hỗ trợ bộ phận trong các công việc Admin, kiểm soát ngân sách và sắp xếp hậu cần cũng như một số công việc khác nhằm đảm bảo bộ phận vận hành suôn sẻ và hiệu quả.

TTS Có cơ hội học hỏi và hiểu cụ thể hơn về hoạt động bên trong và các khía cạnh của lĩnh vực Quan hệ công ty.

Sau khi hoàn thành khóa thực tập, TTS sẽ sẵn sàng bước vào bất kỳ môi trường làm việc có nhịp độ nhanh nào.

Trách nhiệm chính

1. Báo cáo quản lý ngân sách

- Theo dõi ngân sách & chi phí (ngân sách hàng năm / chi phí công tác / đơn đặt hàng nội bộ).

- Báo cáo tổng hợp cho các chương trình của bộ phận

2. Xử lý hợp đồng & thanh toán:

- Phối hợp với nội bộ và đối tác để xem xét, điều chỉnh các điều khoản hợp đồng (điều khoản & điều kiện, điều khoản thanh toán, v.v.) theo hướng dẫn của quản lý

- Thực hiện các yêu cầu thanh toán trên hệ thống, giám sát và theo dõi về quy trình thanh toán: Đảm bảo ngày thanh toán đúng thời gian đã thỏa thuận với các bên liên quan; Đảm bảo tất cả các tài liệu cần thiết được gửi lên hệ thống để không gây ảnh hưởng đến quy trình thanh toán và không gây ra chậm trễ.

3. Công tác hậu cần và tổ chức đại hội:

- Lên lịch, điều phối, tham dự các cuộc họp / sự kiện và chuẩn bị biên bản cuộc họp khi được yêu cầu quản lý

- Hỗ trợ các thành viên trong team sắp xếp hậu cần cho chuyến công tác.

4. Các nhiệm vụ đột xuất khác

- Trình ký, đóng dấu công văn, hồ sơ, chứng từ….

- Lưu trữ các tài liệu / công văn cần thiết từ các bên liên quan bên ngoài và nội bộ.