Trợ lý ban điều hành

1. Giúp việc, tham mưu trong công tác quản lý, Lãnh đạo hoạt động hàng ngày của Công ty

a. Giúp việc Ban Lãnh đạo trong công tác Lãnh đạo hoạt động hàng ngày của Công ty theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quết định của HĐQT. Tham mưu và đề xuất xử lý, phương án thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn của Lãnh đạo Công ty.

b. Tham gia rà soát về hình thức, tính pháp lý các văn bản trình ký Lãnh đạo đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật và Công ty.

c. Tham mưu Lãnh đạo xử lý các văn bản đến: Hồ sơ, tài liệu trình xử lý của các Phòng/Ban trong Công ty và các cơ quan bên ngoài gửi đến.

2. Thực hiện các hoạt động chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đi công tác của Lãnh đạo Công ty: a. Tham gia lập kế hoạch (thời gian, thành phần tham gia,...) cuộc họp trình Lãnh đạo Công ty ký duyệt và thông báo tới các bộ phận liên quan. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp, thảo luận có đánh giá sơ bộ.

b. Tham gia chuẩn bị tài liệu, phòng họp theo yêu cầu. Đôn đốc các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp và buổi làm việc.

c. Tham gia soạn thảo các bài phát biểu, diễn văn, các thông báo kết luận, các quyết định và các văn bản khác theo yêu cầu.

3. Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra các văn bản trình Ban Lãnh đạo:

a. Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra, rà soát về hình thức pháp lý của tất cả các công văn, hồ sơ, tài liệu trước khi trình người quản lý trực tiếp/Ban Lãnh đạo.

b. Phân loại, lưu trữ các công văn đi, đến theo đúng các quy định.

4. Tham gia lập, sắp xếp, cân đối lịch công tác tuần của Ban Lãnh đạo và các Phòng/Ban trong Công ty:

a. Tập hợp phiếu đăng ký lịch công tác tuần của Lãnh đạo Công ty và các Phòng/Ban chức năng.

b. Tham gia sắp xếp, cân đối và lập lịch công tác tuần theo phân công.

5. Trực tiếp chỉ đạo, giám sát triển khai các dự án, công việc theo ủy quyền:

a. Chỉ đạo triển khai các dự án, hợp đồng, công việc theo chỉ đạo và ủy quyền.

b. Kiểm tra, giám sát các dự án, hợp đồng, công việc đúng tiến độ theo sự chỉ đạo.

c. Kiểm soát những thay đổi hoặc biến động của dự án, hợp đồng của dự án trong quá trình thực hiện để có những kiến nghị, đề xuất kịp thời khi có phát sinh.

6. Lập báo cáo tổng hợp theo quy định và yêu cầu của Ban Lãnh đạo:

a. Tổng hợp các nội dung công việc trong tuần của Ban Lãnh đạo và các đơn vị.

b. Lập báo cáo kết quả thực hiện các chỉ thị, kết luận cuộc họp của các đơn vị.

c. Đưa ra các đánh giá, nhận xét kết quả làm việc tuần/tháng của Ban Lãnh đạo và các đơn vị và phối hợp, đề xuất biện pháp cải thiện, điều chỉnh kế hoạch công việc tiếp theo.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác:

a. Nghiên cứu các thông tin liên quan đến các xu hướng và thay đổi trong liên quan tới công tác trợ lý.

b. Lưu giữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ được giao quản lý theo quy định.

c. Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.

d. Thực hiện công việc khác theo chỉ đạo và yêu cầu của người quản lý trực tiếp.