Trợ Lý Giám Đốc

I. Nhiệm vụ chung:
- Có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc trong việc theo dõi các kế hoạch và tình hình thực hiện công việc của Các bộ Phận phòng ban trong Công ty cũng như việc điều hành quản lý.
- Tổ chức các cuộc họp theo sự chỉ đạo của Giám đốc, theo dõi lịch trình và lên kế hoạch làm việc của Giám đốc 1 cách khoa học, hiệu quả.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
1. Giúp việc cho Giám đốc các công việc liên quan đến hoạt đồng điều hành doanh nghiệp:
- Giúp việc cho Giám đốc trong việc điều hành các hoạt động của Công ty.
- Phối hợp với các bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
- Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện tới Giám đốc.
- Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt. Gởi tài liệu, Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ , Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
- Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị theo yêu cầu của Giám đốc.
- Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với ban Giám đốc công ty.
2. Tổ chức, sắp xếp lịch, làm việc
- Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
- Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Giám đốc và các đối tác.
- Tham gia các chuyến đi công tác, các buổi họp, làm việc của Giám đốc khi có yêu cầu, và tiếp khách Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Giám đốc trong công tác.
- Đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
3. Tham gia tổ chức các cuộc họp
- Lên kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết. Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm. Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc. Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.

4. Quản lý văn phòng
- Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
- Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu của Giám đốc
- Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ
- Các công việc khác theo sự phân công điều động của Giám đốc.
- Theo dõi và báo cáo cho Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.