Trợ Lý Giám Đốc (Kiêm Giám Sát Dịch Vụ)

- Chịu trách nhiệm hỗ trợ cho Giám đốc Ban Quản lý tòa nhà các công việc hàng ngày bao gồm và không giới hạn các việc duy trì kiểm soát điều hành toàn bộ các hoạt động của tòa nhà.
- Giúp Giám đốc BQL theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Giám đốc BQL.
- Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc.
- Xử lý các sự vụ việc phát sinh, các khiếu nại hay yêu cầu từ phía Ban quản trị, cư dân, khách viếng thăm theo thẩm quyền.
- Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của tòa nhà thông qua các kế hoạch, báo cáo của các bộ phận (Quản lý dịch vụ mềm, kỹ thuật, an ninh, hành chính, kế toán, chăm sóc khách hàng,...).
- Tổng hợp báo cáo Giám đốc tòa nhà các dịch vụ vận hành tại tòa nhà.
- Thay mặt Giám đốc tòa nhà giải quyết các công việc hàng ngày của Giám đốc tòa nhà nếu Giám đốc tòa nhà đi vắng và ủy quyền.
- Giám sát và hỗ trợ việc quản lý nguồn nhân lực, soạn thảo và cập nhật các quy trình vận hành, tài liệu hướng dẫn vận hành các dịch vụ mềm tại tòa nhà.
- Các công việc được yêu cầu bởi Giám đốc Ban Quản lý tòa nhà.
- Quản lý, đảm bảo chất lượng dịch vụ Khách hàng tại dự án.
- Tiếp nhận và xử lý các công việc/khiếu nại/đề nghị của Khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
- Hướng dẫn và điều phối hoạt động của bộ phận Chăm sóc Khách hàng.
- Hỗ trợ nhân viên Chăm sóc Khách hàng trong việc giải quyết những trường hợp phát sinh đặc biệt.
- Tổ chức thực hiện thăm hỏi Khách hàng (Giải quyết khiếu nại, dịp lễ đặc biệt,…).
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên Chăm sóc Khách hàng, báo cáo trực tiếp tới Giám đốc Ban Quản lý dự án.
- Cải tiến và áp dụng quy trình làm việc nhằm tăng hiệu quả và năng suất hoạt động của bộ phận Chăm sóc Khách hàng.
- Tư vấn và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên Chăm sóc Khách hàng.
- Triển khai các chương trình sự kiện cho khách hàng tại dự án (Trung thu, Giáng sinh,...).
- Tổ chức Khảo sát chất lượng dịch vụ Khách hàng tại dự án.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng, chủ yếu là về dịch vụ an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn cây cảnh tại Tòa nhà và các dịch vụ khác.
- Hướng dẫn và đào tạo tất cả nhân viên thuộc bộ phận thực hiện công việc được giao.
- Xử lý các sự vụ việc phát sinh, các khiếu nại hay yêu cầu từ phía Ban quản trị, cư dân, khách viếng thăm theo thẩm quyền.
- Báo cáo Giám đốc BQL tòa nhà về chất lượng dịch vụ và sự vụ việc xảy ra.
- Hướng dẫn thoát nạn khẩn cấp cho Khách hàng.
- Kiểm soát các phương tiện, khách hàng, công nhân viên, các nhà thầu ra vào tòa nhà.
- Kiểm soát công việc tuần tra canh gác.
- Kiểm soát việc trực phòng điều khiển trung tâm (Phòng camera).