Trợ lý hành chính (kiêm thư ký TGĐ)

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KIÊM THƯ KÝ TỔNG GIÁM ĐỐC

I - Trợ lý hành chính:

• Công tác văn thư, lễ tân:
• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, các sự kiện thường xuyên của Công ty.
• Làm công tác thư ký ghi chép nội dung cuộc họp, làm biên bản cuộc họp và gửi tới các nhân sự có liên quan.
• Hỗ trợ sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên.
• Hỗ trợ sắp xếp và lưu giữ các loại hợp đồng, văn bản, giấy tờ.
• Sắp xếp vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên.
• Công tác quản lý tài sản, thiết bị văn phòng phẩm:
• Hỗ trợ quản lý kho văn phòng phẩm.
• Kiểm tra các vật dụng cung ứng cho văn phòng và đề xuất đặt hàng khi cần.
• Các công việc hỗ trợ các phòng/ban, bộ phận khác khi cần.

II - Thư ký Tổng giám đốc:

• Sắp xếp và nhắc lịch làm việc, lịch hẹn đối tác của Tổng giám đốc.
• Sắp xếp giấy tờ từ các phòng ban trình ký Tổng giám đốc.
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu
• Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban Giám đốc (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa).
• Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng, đối tác (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…).
• Sắp xếp khu vực làm việc của Tổng giám đốc.
• Các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
• Giao tiếp tốt.
• Trung thực, hòa đồng.