Trợ Lý Tổng Giám Đốc

TRỢ LÝ

• Lập báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.
• Nhận biết và báo cáo Tổng Giám Đốc các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trinh thực hiện công việc của các phòng ban, của công ty kèm thêm đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa các vấn đề này.
• Tham dự các cuộc họp và thực hiện việc ghi chép, ghi âm và lập biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác để gởi cho các thành viên tham dự cuộc họp sau khi kết thúc buổi họp.
• Ghi nhận các công việc Tổng Giám Đốc đã giao cho các trưởng bổ phận/nhân viên và tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện để báo cáo Tổng Giám Đốc theo định kỳ được yêu cầu.
• Liên hệ với các khách hàng, đối tác, các thành viên trong Ban Giám Đốc và sắp xếp hợp lý lịch làm việc, lịch họp hằng ngày của Tổng Giám Đốc.
• Chuẩn bị cho các chuyến công tác của Tổng Giám Đốc và các chuyến công tác của khách hàng, đối tác đến công ty làm việc với Tổng Giám Đốc (liên hệ thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, đặt phòng họp,….)
• Kịp thời thông báo cho Tổng Giám Đốc tham dự các cuộc họp bên ngoài cũng như họp nội bộ.
• Thực hiện dịch các tài liệu Tiếng Anh hoặc ngược lại theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.
• Thực hiện lưu trữ khoa học, hợp lý, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, thông tin của Công ty.
• Đảm bảo tất cả thông tin có liên quan đến công việc, kế hoạch của Tổng Giám Đốc được tuyệt đối bảo mật.
• Bảo mật tuyệt đối các hồ sơ, tài liệu và thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám Đốc.

KIỂM SOÁT:

• Các phòng ban/công ty mà Trợ lý kiểm soát:
• Phòng Tài chính - Kế toán
• Phòng Xây dựng cơ bản
• Công ty CP ĐT&XD Hưng Phát
• Công ty TNHH D&A, chi nhánh Hà Nội
• Công ty CP Colliers Việt Nam
• Công ty CP PT&ĐTXD Hạ tầng Việt Nam
• Công ty CP Mộc và Xây dựng Hà Nội
• Công ty CP Đầu tư Mr.Pizza Việt Nam (tạm dừng hoạt động kinh doanh)
• Nhà hàng CHEN by Nam Chen tại 18 Đoàn Trần Nghiệp
• Công ty CP Hội Môi giới BĐS
• Công ty CP Thương mại Thực phẩm mặt trời (Nhà hàng Dê + 59 Yên Lãng).
• Hiệp hội BĐS Việt Nam
• Hội Môi giới BĐS Việt Nam
• Công ty MF world (đã xong các thủ tục thành lập)
• Công ty cổ phần Vị Dương (kinh doanh tại 17 Thái Phiên chuyển đổi từ Nhà hàng Mr.Pizza)
• Và một số dự án khác theo yêu cầu của TGĐ

Các công việc phải thực hiện:

• Phê duyệt các chứng từ thanh toán, tạm ứng, thanh toán tạm ứng các phòng ban trình lên.
• Kiểm tra các payment request, hóa đơn trước khi phát hành cho khách hàng.
• Trình ký các đề xuất các phòng ban trình lên cho TGĐ (trước đó phải đảm bảo tính hợp lý, đúng và đủ của bộ đề xuất).
• Kiểm tra bộ lương, bảo hiểm, HĐ lao động,..
• Theo dõi tất cả các công việc/sự kiện của các phòng ban/công ty mà trợ lý kiểm soát.
• Các công việc khác mà TGĐ giao.