Trợ lý Tổng Giám đốc

Mục đích công việc:

Thực hiện nhiệm vụ trợ lý cho Tổng Giám đốc trong các công tác:

• Tổng hợp và thư ký
• Quan hệ đối ngoại và hợp tác quốc tế
• Các công việc khác theo phân công

Nhằm đảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho công tác quản lý, điều hành của Chủ tịch Ủy ban điều hành theo nhiệm vụ được giao cụ thể tại từng thời điểm.

Nhiệm vụ chính:

1. Tổng hợp và Thư ký:

• Tiếp nhận, xử lý, kiểm soát, phân loại, quản lý và theo dõi các văn bản, tờ trình thuộc diện trình Tổng Giám đốc trình ký đảm bảo kịp thời, đúng quy định và định hướng chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Tổng hợp, theo dõi lịch làm việc, lịch công tác, kế hoạch họp của Ban điều hành.
• Thông báo mời họp và thông báo nội dung cuộc họp tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chuẩn bị các văn bản và tài liệu cần thiết.
• Thư ký các cuộc họp, dự thảo các văn bản theo phân công (Biên bản họp, các kết luận, chỉ đạo, và các văn bản khác liên quan đến cuộc họp của Ban Điều hanh).
• Thông báo, gửi kết quả cuộc họp đến các cá nhân, tổ chức có liên quan.
• Là đầu mối thông báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc đối với công việc, theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ các khối thực hiện các kết luận, chỉ đạo của Tổng Giám đốc với các đơn vị.
• Lưu trữ và theo dõi các tài liệu về các cuộc họp của Hội đồng Quản trị và Ban Điều hành

2. Quan hệ đối ngoại và hậu cần:

• Giúp việc cho Tổng Giám đốc các chuyến công tác/ làm việc với đối tác, soạn thảo các bài phát biểu, bài phỏng vấn, thư từ gửi đối tác nội bộ và bên ngoài.
• Thực hiện và tham gia công tác đối ngoại, lễ tân, đón tiếp khách
• Thực hiện các công việc phát sinh theo phân công cụ thể tại từng thời điểm (hỗ trợ phiên dịch, hậu cần, đối ngoại…)

3. Công việc khác:

• Tham gia xây dựng, dự thảo các chính sách, quy định, quy chế, quy trình của Công ty theo yêu cầu và theo phân công công việc.