Trưởng Bộ Phận Hành Chính

* Quản lý và lưu trữ văn bản/ tài liệu của công ty:
- Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ và quy trình chuẩn.
- Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ (bản cứng và bản mềm) của Công ty/Tập đoàn.
* Hoạt động hành chánh thường nhật:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý công tác hành chính hằng năm của toàn công ty đảm bảo hỗ trợ các phòng ban hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
- Theo dõi và kiểm soát công tác hành chính của toàn công ty nhằm xây dựng các đề xuất cải tiến công tác hành chính của phòng hoặc xây dựng các giải pháp khắc phục các sự cố phát sinh.
- Lên kế hoạch và tổ chức hiệu quả các sự kiện trong nội bộ Công ty (Happy Friday, Tiệc tất niên, du lịch hàng năm, sinh nhật v.v.).
- Lập và tổ chức thực hiện công tác hành chính phục nhằm phối hợp với các bộ phận tổ chức hiệu quả các sự kiện, chương trình của công ty.
- Lập báo cáo định kỳ về chi phí hành chính của công ty đảm bảo cập nhật thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Lập hồ sơ pháp lý cho công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh: Thành lập, thay đổi nội dung hoạt động, chấm dứt hoạt động, đăng ký mẫu dấu
- Theo dõi, kiểm soát và hướng dẫn thực hiện việc mua bảo hiểm tai nạn 24/24, khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho CBNV
* Hỗ trợ nghiệp vụ hành chính cho cấp dưới/ chi nhánh:
- Hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc
- Hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ cho Hành chính Hà Nội và Hải Phòng
* Ngân sách:
- Lập, triển khai và giám sát tình hình sử dụng ngân sách hành chính hàng năm của phòng và công ty đảm bảo kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách công ty đã duyệt.
* Quy trình quản lý hoạt động hành chính:
- Xây dựng, phát triển và triển khai hệ thống quy định, quy trình và chính sách quản lý nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động hành chính của phòng và công ty theo quy trình chuẩn.
* Thực hiện các báo cáo và các nhiệm vụ khác:
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của cấp trên