Trưởng Bộ Phận Lễ Tân

* Điều hành và kiểm soát công việc
- Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận
- Tổ chức phân công công việc cho các giám sát, nhân viên trong bộ phận.
- Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm, thấp điểm
- Đảm bảo tất cả các đặt phòng được kiểm tra và xắp xếp hợp lý để mang lại doanh số cao nhất, tránh mất các đặt phòng không cần thiết
- Đảm bảo sảnh lễ tân luôn trong điều kiện phục vụ tốt nhất.
- Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
* Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn
- Lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo việc chuẩn bị được thực hiện hoàn hảo.
- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất.
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn, đảm bảo khách luôn hài lòng.
* Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
- Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự.
* Quản lý nhân sự
- Xây dựng bộ máy nhân sự, đảm bảo đủ nhân lực thực hiện các yêu cầu được giao.
- Tham gia trực tiếp vào quá trình phỏng vấn tuyển dụng, đàm phán lương các vị trí nhân viên trong bộ phận.
- Tổ chức, giám sát việc đào tạo nhân viên mới – bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên tiềm năng, phân công công việc, đánh giá kết quả công việc theo định kỳ.
- Tổ chức triển khai và giám sát quá trình thực hiện nội quy, chính sách nhân sự.
- Đề xuất khen thưởng những nhân viên làm việc xuất sắc, đem lại kết quả kinh doanh tốt.
- Giải quyết các vấn đề mâu thuẫn nội bộ phát sinh trong bộ phận.
* Quản lý tài sản, hàng hóa
- Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận kiểm kê các loại tài sản, máy móc, công cụ dụng cụ của bộ phận.
- Kiểm soát công tác bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các loại máy móc, thiết bị trong bộ phận và yêu cầu sửa chữa khi có hư hỏng phát sinh.
- Chịu trách nhiệm về việc đổi mới, bổ sung các trang thiết bị, máy móc, nội thất, công cụ dụng cụ… phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
* Các công việc khác
- Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
- Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
- Hỗ trợ triển khai các hoạt động truyền thông của khách sạn.
- Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: cháy, mất điện, thiên tai…
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác trong khách sạn.
- Làm các báo cáo theo quy định của khu du lịch
- Tham gia đầy đủ các cuộc họp với Ban giám đốc, Ban lãnh đạo khi được yêu cầu.
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
* QUYỀN HẠN
- Tham mưu cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động của bộ phận.
- Điều động nhân sự do mình quản lý trực tiếp
- Đề xuất bổ sung hoặc thay đổi nhân sự, khen thưởng, kỷ luật hoặc đề bạt cán bộ, nhân viên thuộc quyền
* BÁO CÁO
- Báo cáo công việc trực tiếp cho Phó giám đốc điều hành