Trưởng Phòng Đấu Thầu

I. Tổng quan nhiệm vụ
- Quản lý, Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác đấu thầu mua sắm cho toàn bộ dự án trực thuộc Công ty.
- Tổ chức thực hiện kiểm soát tốt giá trị gói thầu, tiến độ thực hiện hợp đồng, tìm kiếm nhà thầu phù hợp với tính chất riêng của từng gói thầu
- Tổ chức điều hành các bộ phận/ nhân viên trực thuộc Phòng Đấu thầu theo đúng Quy định của Công ty và pháp luật hiện hành
- Tham gia thương thảo, soạn thảo và trình ký các hợp đồng có liên quan trong việc đầu tư dự án và mua sắm vật tư, thiết bị của Công ty
- Tổ chức triển khai thực hiện đấu thầu theo đúng quy định hiện hành và chỉ đạo của Tổng Giám đốc
- Lập và trình duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu/ yêu cầu, kết quả xét thầu nhưng gói thầu trong phạm vi quản lý
- Tham mưu cho Tổng giám đốc giải quyết các phát sinh, các sự cố cũng như các tranh chấp giữa các bên liên quan trong quá trình thực hiện hợp đồng của nhà tư vấn, nhà cung cấp, đơn vị thi công
- Báo cáo kịp thời Tổng Giám đốc những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện
- Báo cáo và tham mưu cho Tổng Giám đốc về năng lực của phòng Đấu thầu đối với triển khai công tác đấu thầu của các dự án; nhu cầu nhân lực hiện tại và lập kế hoạch nguồn nhân lực trong tương lai
II. Nhiệm vụ chi tiết
Thực hiện công tác quản lý đấu thầu:
1. Lập Sơ đồ hợp đồng và kế hoạch đấu thầu cho dự án theo ngân sách đã được phê duyệt;
2. Phối hợp với Quản lý thiết kế / Quản lý dự án để tối ưu hóa thông số kỹ thuật, đề xuất vật liệu phù hợp đáp ứng tốt nhất tiêu chuẩn của dự án trước khi báo giá / đấu thầu
3. Kiểm soát và quản lý công tác đấu thầu: bao gồm giám sát, quản lý và chịu trách nhiệm về việc mua sắm các gói thầu;
4. Kiểm soát giá và điều khoản hợp đồng.
5. Tối ưu hóa lợi ích cho công ty: Kiểm soát nội dung đàm phán điều khoản hợp đồng; Đánh giá thông số kỹ thuật của nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn của công ty, từ đó đưa ra phương án VE/ điều chỉnh thiết kế và lựa chọn nhà thầu/cung cấp có đủ năng lực và trình độ
6. Kiểm soát và Quản lý công tác mua hàng cho dự án.
7. Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu công nghệ mới, vật liệu mới và ứng dụng vào dự án.7.
8. Xây dựng và phát triển Nguồn nhà thầu, nhà cung cấp chiến lược để tối ưu hóa lợi ích cho dự án, thực hiện phân tích và đánh giá năng lực nhà thầu, nhà cung cấp hàng năm.
9. Đào tạo nghiệp vụ, hỗ trợ nhân viên: Lập kế hoạch và Quy trình thực hiện các công việc cho phòng, Điều phối và phân công công việc cho các các bộ phận thuộc phòng.
10. Các công việc khác theo chỉ đạo từ Tổng Giám đốc
Các nhiệm vụ khác:
- Báo cáo định kỳ cho Tổng giám đốc về công tác đấu thầu và mua sắm
- Báo cáo Cập nhật tình hình biến động vật liệu trên thì trường
- Hỗ trợ đồng nghiệp hoặc các phòng ban liên quan để hoàn thành mục tiêu chung của công ty nói chung.
- Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp hoặc Ban lãnh đạo.