Trưởng Phòng Hành Chính

1. Hồ sơ pháp lý và hợp đồng với nhà cung cấp:

• Hướng dẫn việc soạn thảo các văn bản pháp lý.
• Theo dõi và kiểm soát việc làm thủ tục các hồ sơ pháp lý của công ty (như thay đổi Đăng ký kinh doanh, mẫu dấu…)
• Quản lý con dấu và các văn bản hành chính.
• Hướng dẫn việc soạn thảo các văn bản hợp đồng liên quan đến hành chính

2. Xây dựng quản lý các văn bản và chi phí hành chính

• Chỉ đạo việc xây dựng và giám sát định mức sử dụng các chi phí văn phòng của từng bộ phận
• Xây dựng, theo dõi, đánh giá tính hiệu quả và phù hợp của các quy định, quy trình, biểu mẫu, chính sách trong công ty về quản lý hành chính.

3. Giám sát an ninh trật tự của tòa nhà:

• Điều hành các hoạt động trong lĩnh vực bảo vệ, an ninh, trật tự, vệ sinh, phòng chống cháy nổ.
• Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
• Tạo các form biểu phục vụ cho công tác kiểm soát an ninh và hàng hóa ra vào của tòa nhà.

4. Giám sát vệ sinh:

• Quản lý, kiểm soát việc mua sắm các trang thiết bị và nhu yếu cho tạp vụ và phòng họp.
• Giám sát việc làm vệ sinh của tạp vụ, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ gọn gàng

5. Vận hành tòa nhà:

• Thực hiện treo và xắp xếp các biển hiệu và tài sản trong tòa nhà, đảm bảo mỹ quan môi trường làm việc và hình ảnh công ty.
• Chỉ đạo nhân viên kỹ thuật sửa chữa và thay thế các thiết bị của tòa nhà / showroom/ xưởng khi có sự cố.
• Quản lý các Hợp đồng và làm việc với các bên liên quan về trụ sở văn phòng, điện, nước, điện thoại, internet, di động, mua sắm…

6. Thanh toán và kiểm soát chi phí hành chính:

• Giám sát việc cấp phát văn phòng phẩm / CCDC cho từng phòng ban.
• Thanh toán và lập bảng báo cáo định kỳ các chi phí của toà nhà; chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí thuê và sữa chữa văn phòng, chi phí xăng xe công tác, các chi phí khác…
• Kiểm soát các đồ dùng văn phòng của công ty.
• Tổng hợp báo cáo chi phí của phòng HC.

7. Điều hành xe và quản lý chi phí đi lại của công ty:

• Mua sắm, theo dõi việc bảo trì và mua nhiên liệu ô tô Công ty và hoạt động bến bãi đỗ đậu.
• Điều hành xe cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa và đi lại.

8. Các công việc hành chính khác:

• Lên kế hoạch và chương trình nghỉ mát hàng năm cho CBNV
• Hậu cần cho các sự kiện của công ty.
• Hướng dẫn và giám sát việc đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…).
• Các công việc hành chính khác theo yêu cầu

9. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.