Trưởng Phòng Vận Hành (Phụ trách Giao dịch ngân quỹ)

1. Tổ chức, giám sát các hoạt động về xử lý giao dịch:
- Tổ chức triển khai và kiểm soát các tác nghiệp của nhân viên trong quá trình xử lý giao dịch đảm bảo tuân thủ việc hạch toán kế toán, các chế độ chứng từ kế toán và các quy định nghiệp vụ Ngân hàng được phép triển khai tại đơn vị: nghiệp vụ tiền gửi, thu nợ, thanh toán nội địa, các giao dịch thanh toán điện tử, các giao dịch ngoại hối, các giao dịch liên quan đến tài khoản…
- Kiểm soát các chứng từ kế toán liên quan theo quy định; được ký phát hành sổ tiết kiệm, các hình thức ấn chỉ khác dùng trong nghiệp vụ huy động theo hạn mức được quy định.
- Tổ chức, kiểm soát và duyệt trên hệ thống công nghệ của Ngân hàng các giao dịch xử lý nghiệp vụ liên quan đến công tác thu thập, cập nhật hoàn chỉnh thủ tục, hồ sơ thông tin khách hàng, đăng ký sử dụng sản phẩm dịch vụ,…
- Theo dõi sự biến động về số lượng, doanh số giao dịch của khách hàng, số dư về tình hình huy động tiền gửi dân cư, tiền gửi của các tổ chức để kịp thời báo cáo cấp quản lý và đề xuất biện pháp xử lý, giữ vững thị trường.
- Tổ chức triển khai các quy trình, mô hình hoạt động tại đơn vị, sự phối hợp của nhân viên giữa các bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động, vận hành hiệu quả; thu thập các ý kiến đóng góp, ghi nhận các bất cập trong quá trình triển khai, kịp thời đề xuất các đơn vị nghiệp vụ Ngân hàng cải tiến, điều chỉnh quy trình phù hợp.
2. Tổ chức các hoạt động liên quan công tác ngân quỹ:
- Chịu trách nhiệm điều hành thanh khoản tại TTKD và các TTKD được phân công phụ trách, đảm bảo khả năng thanh toán, an toàn hoạt động; tổ chức triển khai, xử lý các nghiệp vụ trong công tác điều chuyển vốn theo quy định Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện công tác/chế độ/áp dụng các biện pháp đảm bảo an toàn kho quỹ trong các hoạt động kiểm đếm giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý giấy tờ có giá,… nhằm tuân thủ chế độ an toàn, bảo mật theo quy định của Vietbank và quy định của NHNN.
- Tuân thủ việc tổ chức thực hiện các loại sổ sách kho quỹ, bảo quản, lưu trữ hệ thống sổ sách liên quan công tác kho quỹ theo chế độ.
- Tổ chức nhân viên/ các bộ phận triển khai thực hiện công tác thu chi tiền mặt trong nội bộ và với khách hàng nhằm đảm bảo kịp thời, chính xác, an toàn và tuân thủ quy định.
- Tổ chức bảo quản và hướng dẫn việc sử dụng các loại chìa khóa/ mã khóa kho quỹ, các loại chìa khóa sử dụng trong kho quỹ của TTKD; tổ chức việc quản lý sử dụng các loại chìa khóa/mã khóa sử dụng tại các máy ATM thuộc đơn vị quản lý; các loại chìa khóa/ mã khóa trong các dịch vụ ngân quỹ triển khai tại đơn vị,… theo chế độ an toàn, bảo mật của Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn công tác bảo quản/sử dụng con dấu Ngân hàng, hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động tín dụng, các loại Thẻ/ PIN, các ACAP quan trọng, các loại hồ sơ tài liệu, sổ sách… mà theo quy định phải bảo quản/ cất giữ trong kho quỹ.
- Tổ chức và thực hiện việc kiểm kê định kỳ/ đột xuất các hoạt động liên quan đến công tác ngân quỹ nhằm đảm bảo sự tuân thủ quy định.
3. Tổ chức các hoạt động về kế toán, hậu kiểm chứng từ:
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch các nghiệp vụ kế toán thuộc các kênh thanh toán liên hàng; chịu trách nhiệm về việc quản lý mở và sử dụng tài khoản tại các TCTD, NHNN theo quy định được phép của Ngân hàng; quản lý mở và sử dụng tài khoản của các ngân hàng khác tại TTKD phục vụ cho nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng. (Áp dụng đối với các đơn vị chưa hoặc không áp dụng mô hình thanh toán tập trung tại P.VHGD&NQ của Hội sở).
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch điều chuyển vốn, chi phí điều hành, sử dụng tài khoản nội bộ đảm bảo tuân thủ các chế độ theo quy định Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác nạp tiền, thay tiền vào máy ATM, kiểm soát các nghiệp vụ kế toán liên quan đến giao dịch máy ATM, máy POS; tổ chức nhân viên chăm sóc các trụ sở máy ATM do đơn vị quản lý.
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm soát hoạt động kế toán tại TTKD; tổ chức quản lý và thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh đảm bảo tính kịp thời, chính xác các loại sổ sách kế toán theo quy định Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện chính xác, kịp thời hệ thống báo cáo, thống kê kế toán với các Phòng nghiệp vụ chức năng kế toán tài chánh của Hội sở, các báo cáo định kỳ/ đột xuất với NHNN và cơ quan Thuế,… theo quy định Ngân hàng.
- Tổ chức quản lý các loại sổ sách kế toán Ngân hàng, hệ thống báo cáo số liệu thống kê kế toán đảm bảo tính tuân thủ các chế độ về kế toán theo quy định Ngân hàng.
- Tổ chức thực hiện công tác hậu kiểm chứng từ kế toán, đề xuất các biện pháp xử lý các trường hợp sai sót/sai phạm của nhân viên.
- Tổ chức việc lưu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán, kho tài liệu Ngân hàng theo quy định.
4. Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý nhân sự Phòng:
- Xây dựng, triển khai, giám sát