Tuyển dụng Lễ Tân, Hành Chính

Lễ tân:

• Trực Tổng đài điện thoại tại vị trí lễ tân văn phòng.
• Hướng dẫn khách ra vào công ty đúng quy định.
• Thực hiện đón tiếp, phục vụ nước uống cho khách hàng/ đối tác đến công ty giao dịch và làm việc.
• Lên kế hoạch và sắp xếp lịch phòng họp trước/trong và sau các cuộc họp của các đơn vị trong Công ty.
• Tham gia các phong trào, các sự kiện văn hóa của Công ty.
• Lập các báo cáo định kỳ, báo cáo bất thường khi có yêu cầu từ Lãnh đạo phòng.

Văn thư:

• Vào sổ ghi chép công văn đi/ đến hàng ngày;
• Thống kê, lưu trữ các văn bản, quản lý hồ sơ theo quy định;
• Bố trí, sắp xếp, quản lý kho văn thư lưu trữ, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, rõ ràng.
• Lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ lịch sử theo quy định.
• Tổ chức quản lý thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Công ty.
• Tiếp nhận, phân phối và quản lý việc xử lý văn bản đến;
• Kiểm tra thể thức, đóng dấu và ban hành, quản lý văn bản đi, Vận hành phần mềm quản lý văn bản.
• Vận hành máy công cụ văn phòng như: Máy photocopy, máy in, in ấn và đóng quyển tài liệu, vận hành máy fax, chuyển và nhận văn bản bằng hệ thống fax…
• Tuân thủ quy chế/quy định về công tác văn thư lưu trữ.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
• Quản lý con dấu theo quy định.
• Cập nhật thông tin danh bạ điện thoại kịp thời.
• Soạn thảo văn bản nội bộ và văn bản ra bên ngoài theo yêu cầu của Lãnh đạo phòng.
• Lập và lưu công việc hiện hành và nộp lưu trữ.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo phòng.

Hành chính:

• Tổng hợp và lập báo cáo nhu cầu văn phòng phẩm, nước uống, thuê cây cảnh, công cụ/dụng cụ văn phòng từ các đơn vị.
• Nhập kho/ cấp phát văn phòng phẩm theo quy định.
• Quản lý hợp đồng thuê ngoài các dịch vụ liên quan (Thanh toán tiền thuê nhà, điện, nước, phí dịch vụ, viễn thông, truyền hình cáp, bảo hiểm.. và các dịch vụ khác).
• Theo dõi và lưu giữ hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ;
• Tổng hợp kế hoạch công tác tuần của các phòng ban trong Công ty.
• Lập và lưu công việc hiện hành và nộp lưu trữ.
• Xây dựng, giám sát, tuân thủ và kiểm tra thường xuyên hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy tại Đơn vị
• Thực hiện các công việc theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị.