Tuyển dụng Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng kiêm Trợ Lý Giám Đốc

- Kiểm soát tuân thủ: Thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định pháp luật và các nội quy, quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ trên tất cả các hoạt động nghiệp vụ trong toàn Công ty nhằm hạn chế những thiếu sót và đề xuất ý kiến chấn chỉnh kịp thời, góp phần hạn chế và phòng ngừa rủi ro cũng như đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh
- Kiểm soát chi phí: Kiểm tra tính hợp lý, sự lãng phí trong các kế hoạch mua sắm vật tư định kỳ hàng tuần, hàng tháng, biện pháp khắc phục & phòng ngừa
- Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy trình nghiệp vụ: Dưới sự hỗ trợ và chỉ đạo của TBP, xem xét đánh giá nội quy, quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ; kiến nghị bổ sung, chỉnh sửa các văn bản, quy định của Công ty khi phát hiện những thiếu sót, bất hợp lý có khả năng dẫn đến không an toàn cho hoạt động của Công ty. Thường xuyên rà soát, nhận dạng rủi ro trong việc thực hiện các quy chế, quy trình nghiệp vụ để có kiến nghị sửa đổi, bổ sung phù hợp.
- Kiểm soát công việc phòng ban: "Thực hiện các công việc kiểm tra, giám sát công việc của các BP/CBCNV
- Công tác khen thưởng kỷ luật: Thực hiện tiếp thu các đề xuất khen thưởng kỷ luật, xem xét, ra soát, tạo lập hồ sơ khen thưởng kỷ luật làm căn cứ để BGĐ đánh giá
- Kiểm soát chấm điểm KPI Theo dõi các chỉ tiêu KPI cơ bản và mục tiêu của các phòng/ban/cá nhân toàn công ty làm căn cứ xem xét việc chấm điểm KPI
Công tác báo cáo
Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác kiểm tra, kết quả khắc phục sai phạm về các nội dung: vệ sinh, bảo quản tài sản, môi trường, an ninh, bảo mật thông tin... với TBP
- Xây dựng hệ thống quản lý: Tham gia đánh giá nội bộ, thẩm định, thẩm tra hệ thống.
- Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của GĐ (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp).
- Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp: theo yêu cầu của GĐ và các cuộc họp của phòng
- Thông báo, ghi chú và báo cáo lại những công việc phát sinh và gửi đến GĐ để xin ý kiến chỉ đạo.
- Truyền đạt ý kiến/ chỉ đạo của GĐ cho các cá nhân, phòng ban liên quan và theo dõi, đốc thúc, kiểm tra công việc của các phòng ban liên quan theo nội dung đã truyền đạt.
- Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ, kiểm tra và trả lời các email, công văn, thư mời,…theo ý kiến chỉ đạo của GĐ.
- Bảo mật các thông tin, hồ sơ, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động của công ty.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của GĐ.
- Hỗ trợ các phòng ban (nếu cần).
- Các nhiệm vụ khác: Thực hiện các việc khác do trưởng bộ phận phân công