Tuyển Thư Ký Văn Phòng

Vị trí công việc:
• Thư ký văn phòng là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh, các dịch vụ kỹ thuật và các dự án của Công ty được thực hiện hiệu quả;
• S/A báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;
Mô tả công việc:
• Soạn thảo văn bản và công văn theo yêu cầu của kinh doanh và BGĐ;
• Theo dõi doanh số của từng nhân viên kinh doanh, xử lý đơn hàng, hợp đồng từ Nhân viên Kinh Doanh; Lên đơn hàng, soạn hợp đồng Mua bán hoặc Dịch vụ, bảng chào giá theo yêu cầu từ Bộ phận kinh doanh;
• Hỗ trợ bộ phận kinh doanh soạn thảo bảng chào giá kỹ thuật;
• Cập nhật, điều phối phương tiên giao nhận hàng tại Cảng/Kho hỗ trợ bộ phận kinh doanh;
• Theo dõi, cập nhật, đối chiếu số lượng giao nhận, hàng gửi của khách hàng, đơn vị vận tải;
• Kết hợp với bộ phận kế toán liên hệ khách hàng và nhà cung cấp để phát hành hoá đơn và theo dõi thanh toán;
• Kiểm tra, quản lý số liệu giao nhận hàng hoá và thời gian giao hàng để đôn đốc bộ phận kinh doanh, giao nhận;
• Hệ thống hoá và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng và giấy tờ liên quan một cách khoa học.
• Giao dịch với các công ty Bảo hiểm, các nhà cung cấp trong nước, từ hàng hoá đến dịch vụ cho toàn công ty;
• Liên hệ đối tác nước ngoài, lên hợp đồng, đặt hàng, quản lý dữ liệu khách hàng, đối tác..
• Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…).
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
• Hậu cần cho kinh doanh về thủ tục (giao nhận, bàn giao, thông báo giao hàng, xử lý khiếu nại, vv....) và các sự kiện của Công ty;
• Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo, catalog, kho dữ liệu và tài liệu kỹ thuật (mềm và cứng) của Công ty nhằm hỗ trợ kinh doanh bất cự khi nào có yêu cầu.