Tuyển Trợ Lý Giám Đốc

Mục đích:

• Trợ lý Giám đốc Quản lý tòa nhà/khu biệt thự sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc Quản lý trong công tác quản lý hàng ngày, và thay thế Giám đốc Quản lý khi cần thiết.

Trách nhiệm:

• Biên phiên dịch các tài liệu theo yêu cầu.
• Chuẩn bị thư từ, báo cáo, các ghi chép và các tài liệu liên quan đến hoạt động của tòa nhà và của Ban Quản lý.
• Thu thập các thông tin khi cần thiết và chuẩn bị các báo cáo, các tài liệu có liên quan.
• Tiếp nhận và phân loại các thư từ nhận được.
• Soạn thảo thư từ thường lệ căn cứ theo hướng dẫn chung.
• Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp.
• Hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách thuê, bảo đảm nhất quán/ minh bạch trong các thông báo tới khách thuê. Tham gia giải quyết các yêu cầu, phàn nàn của khách thuê cùng các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ Giám đốc Quản lý kiểm soát hoạt động của nhân viên hành chính, lễ tân, phòng kỹ thuật.
• Hỗ trợ Giám đốc Quản lý kiểm soát và đánh giá hoạt động của các nhà thầu dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng, chăm sóc cây cảnh, thu gom rác…
• Trợ giúp công việc hành chính cho các bộ phận khác khi có nhu cầu.
• Quản lý, giám sát, tham mưu cho Giám đốc Quản lý hay các phòng ban có liên quan trong việc thực hiện các hợp đồng thuê (nếu được giao).
• Hỗ trợ Giám đốc Quản lý trong việc lập các quy trình hoạt động, quy định, nội quy.
• Giám sát công tác thực hiện các quy trình, quy định, nội quy tại tòa nhà.
• Đảm bảo thông tin liên lạc giữa các bộ phận được thông suốt và kịp thời.
• Thực hiện các yêu cầu khác của Giám đốc Quản lý.
• Thay mặt Giám đốc Quản lý khi vắng mặt.

Thời gian làm việc:

• Theo quy định của Hợp đồng. Có thể được yêu cầu làm thêm ngoài giờ khi cần thiết theo sự phê duyệt của Giám đốc Quản lý tòa nhà/khu biệt thự.