Chuyên viên hành chính (Kiêm Lễ tân)

1. Công tác lễ tân

• Trực điện thoại bàn, chuyển cho các bộ phận liên quan
• Tiếp đón Khách hàng/ Đối tác/ Nhà cung cấp: thông báo tới các bộ phận liên quan khi khách đến, chuẩn bị trà nước khi khách đến, lau vệ sinh cốc nước, bàn ghế gọn gàng sạch sẽ khi khách về. Đảm bảo khu vực tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng.
• Chuẩn bị trà, nước, bàn ghế, trang thiết bị cần thiết cho các buổi họp/ buổi đào tạo hàng tháng.
• Quản lý phòng họp, bao gồm: booking phòng họp, set up phòng họp, tạo link zoom, hỗ trợ kỹ thuật trong cuộc họp

2. Công tác văn thư

• Thực hiện giao nhận văn thư: giao thư cho công ty chuyển phát, nhận thư đến và chuyển phát cho bộ phận có liên quan.
• Cập nhật sổ theo dõi công văn đi và đến.

3. Hỗ trợ chế độ Công tác cho CBNV

• Đặt khách sạn/ nơi lưu trú theo đề nghị công tác của CBNV.
• Đặt vé máy bay/ phương tiện đi lại cho CBNV đi công tác
• Thực hiện thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng chi phí liên quan đến chuyến công tác

4. Công tác Hành chính

• Quản lý và mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng các tài sản, trang thiết bị, vật tư văn phòng: photocopy, các vấn đề in ấn (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, ...), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, ...), nước uống, café tiếp khách, thờ cúng,....
• Thực hiện kiểm kê tài sản cố định thuộc HCNS quản lý định kỳ quý/ năm
• Quản lý và theo dõi hợp đồng thuê văn phòng; thuê/ mua sắm tài sản/ dịch vụ thuộc văn phòng quản lý và thực hiện thủ tục thanh toán: thuê văn phòng, taxi, grab, chuyển phát nhanh, in namecard,...
• Giám sát công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh, Nội quy văn phòng đảm bảo văn phòng luôn ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng
• Tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính.
• Theo dõi và thanh toán các chi phí tiếp khách của team B2B, Ban giám đốc.
• Phụ trách công tác đối ngoại: viếng đám tang, tặng quà sinh nhật,...
• Hậu cần cho tổ chức các sự kiện của công ty: sinh nhật/ hiếu hỉ/ ...
• Tổng hợp và báo cáo chi phí liên quan theo định kỳ tháng/ quý/ năm

5. Quản lý xe công vụ

• Theo dõi và quản lý xe công vụ
• Thực hiện thủ tục thanh toán chi phí liên quan đến sửa chữa, bảo dưỡng xe,...
• Tổng hợp, theo dõi và báo cáo Chi phí liên quan tới xe theo định kỳ tháng/ quý/ năm

6. Tham gia xây dựng Quy trình/ Quy định/ Chính sách hành chính

• Xây dựng, duy trì và cải tiến Quy trình/ Quy định hành chính; Quy trình/ Quy định công tác,...
• Tham gia xây dựng bảng mô tả công việc cho các vị trí liên quan mảng hành chính, lễ tân
• Tham gia xây dựng, đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy trình/ Quy định/ Chính sách nhân sự khác
• Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý.