Nhân Viên Hành Chính Kiêm Lễ Tân

1. Thực hiện chức năng lễ tân:
- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các Bộ phận liên quan, ghi nhận thông tin từ khác hàng nhắn lại và chuyển thông tin đến các cá nhân, Bộ phận liên quan
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác: tùy theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng họp hoặc bàn tiếp khách khu vực lễ tân
- Quản lý các phương tiên vật dụng như máy in, tổng đài điện thoại, báo chí,..
- Có trách nhiệm giám sát vệ sinh khu vực, không gian làm việc của Văn phòng Công ty.
2.Thực hiện chức năng văn thư:
- Công văn đến: Nhận, cập nhật sổ theo dõi “Công văn đến” và chuyển đến các cá nhân, Bộ phận liên quan
- Theo dõi công văn đến nơi đúng thời gian, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu
- Lưu, photo cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn nhân viên điền vào các mẫu theo quy định của Công ty.
- Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, chứng từ, văn bản một cách khoa học và cập nhật thường xuyên
- Hỗ trợ soạn thảo, xử lý văn bản.
3. Cung cấp dịch vụ hỗ trợ văn phòng:
- Mua sắm văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng thông thường tại Công ty
- Giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm và thiết bị tại Văn phòng
- Đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, liên hệ tòa nhà/nhà thầu để sửa chữa, bảo trì (máy lạnh, bóng đèn, cửa ra vào, bàn ghế,...)
- Theo dõi, đặt mua các nhu yếu phẩm trong văn phòng (nước uống, trà, cà phê, bánh kẹo,...)
- Giải đáp thắc mắc, hướng dẫn các thành viên Công ty trong công việc liên quan.
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch và chuẩn bị tài liệu, nước uống,...cho các cuộc họp.
- Tiếp nhận, tổng hợp và thanh toán các khoản chi phí như điện, nước, điện thoại chi phí chuyển phát nhanh,...
- Kiểm soát các chi phí về văn phòng phẩm, sửa chữa thay thế tài sản và các chi phí hành chính khác
4. Các việc hành chính văn phòng khác:
- Làm thủ tục visa, đặt vé máy bay, phòng nghỉ khách sạn cho Ban Giám Đốc hoặc nhân viên Công ty đi công tác.
- Theo dõi công nợ vé máy bay, thư từ, khách sạn, các chi phí văn phòng và liên hệ thanh toán.
- Thực hiện công tác tổ chức chuẩn bị hội họp, hội thảo, sự kiện của Công ty được tổ chức tại Công ty cũng như bên ngoài Công ty (bố trí lịch ăn ở, phương tiện đi lại, giải trí, teambuilding,...)
- Quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao hiệu quả, tiết kiệm, bảo vệ bí mật thông tin, bí quyết công nghệ của Công ty.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám Đốc