Nhân Viên Hành Chính, Văn Thư

* Chức năng nhiệm vụ:
- Thay mặt Chánh văn phòng-Giám đốc Nhân sự, tiếp nhận những nội dung công việc Hành chính Văn thư của ban Quản lý Dự án, công ty Xây dựng báo cáo CVP-GĐ Nhân sự chỉ đạo và thực hiện công việc;
- Tiếp nhận, xử lý và chuyển giao các hồ sơ, tài liệu, thông báo/nội quy/quy định, ấn phẩm…từ Văn phòng các công ty thành viên tại Dự án đi các nơi nhận và ngược lại;
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu dự án theo quy định của Công ty;
- Chấm công, theo dõi chuyên cần của toàn thể CBCNV của ban QLDA và công ty thành viên tại Dự án, tổng hợp công chuyển về công ty mẹ để làm căn cứ tính lương tháng;
- Phối hợp với Chuyên viên Nhân sự Công ty mẹ theo dõi, cập nhật tình hình Nhân sự tại Công ty con;
- Đề xuất cấp phát văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng hàng tháng của Ban QLDA, Công ty thành viên tại Dự án;
- Tổng hợp đề xuất bảo hộ lao động, theo dõi nhập và cấp phát bảo hộ lao động.
- Theo dõi việc bảo dưỡng các máy của văn phòng như máy fax, máy photocopy … tại Dự án và báo Chuyên viên IT thực hiện.
- Theo dõi, quản lý các trang thiết bị của văn phòng như tủ, ghế, bàn làm việc, điện thoại …
- Chuẩn bị phòng họp, phòng hội thảo. Theo dõi và tổ chức các công tác tiếp khách theo yêu cầu của cấp trên.
- Quản lý, theo dõi chỉ đạo công tác hậu cần, tạp vụ và Nhân viên tạp vụ tại Ban QLDA HANSSIP;
- Thư ký các cuộc họp và cho lãnh đạo Ban QLDA, các công việc cụ thể như sau:
+ Sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo Ban, các công ty thành viên với các phòng/ ban/đơn vị, đối tác;
+ Tổng hợp, nhắc việc cho lãnh đạo và báo cáo kết quả thực hiện công việc của các bộ phận;
+ Soạn thảo văn bản, công văn theo chỉ đạo của lãnh đạo ban và các công ty thành viên;
+ Soạn thảo các văn bản liên quan đến đến nhiệm vụ được giao như biên bản họp, biên bản làm việc;
+ Thực hiện những công việc Hành chính phát sinh theo chỉ đạo.
* Kết quả cần đạt được:
- Đảm bảo vai trò đại diện Chánh văn phòng tại DÁ, các công việc luôn được báo cáo, giải quyết kịp thời giữa DÁ và Văn phòng công ty mẹ;
- Các hồ sơ, tài liệu, văn bản được luận chuyển, bảo quản, lưu trữ đúng quy định, kịp thời và chính xác;
- Trang thiết bị làm việc cho CBCNV tại DÁ được cấp phát, theo dõi kịp thời, đúng quy định;
- Các công tác thư ký: Soạn thảo kết luận cuộc họp, soạn thảo văn bản, công văn theo chỉ đạo đạt yêu cầu và kịp thời, nhắc nhở các công việc cần thực hiện đến các phòng/ban/đơn vị liên quan thường xuyên và đúng tiến độ.