Nhân Viên Văn Thư Pháp Chế

1. CÔNG TÁC VĂN THƯ & LƯU TRỮ
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
- Trước khi ban hành văn bản, có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định; Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
- In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê cơ sở về công tác văn thư
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty; Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ và một số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
- Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty khi được giao.
- Phối hợp xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản văn bản của công ty.
2. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ DỊCH VỤ PHÁP LÝ:
- Xin visa cho nhân viên đi công tác
- Làm giấy phép lao động cho nhân sự người nước ngoài
- Thực hiện, tư vấn và hoàn tất các thủ tục liên quan đến Giấy phép kinh doanh của Công ty, chi nhánh, đầu tư ra nước ngoài bao gồm thay đội tên, địa chỉ và các thông tin liên quan đến giấy phép hoạt động kinh doanh.
- Tham mưu, tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của Công ty: Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư, Luật xây dựng, Luật lao động,…
- Hỗ trợ các phòng ban soạn thảo, chỉnh sửa các văn bản, hồ sơ, Hợp đồng phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam; Kiểm soát tính pháp lý đối với các văn bản, hợp đồng do Công ty ban hành, ký kết;
- Quản trị hồ sơ pháp lý Công ty: Soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục họp Hội đồng thành viên Công ty, giao dịch với người liên quan, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh pháp lý, các nội dung khác thuộc phê duyệt của Hội đồng thành viên Công ty, các giấy ủy quyền…
- Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên các thông tin, văn bản ban hành mới ảnh hưởng đến Công ty để tư vấn, hướng dẫn cho các đơn vị khi có yêu cầu;
- Quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý của Công ty theo quy định;
- Liên hệ, giao dịch với các cơ quan bên ngoài để giải quyết công việc Cấp trên phân công
3. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC:
- Quản lý văn phòng bao gồm: Quản lý công tác vệ sinh, an ninh trật tự, PCCC, môi trường; quản lý tài sản văn phòng; hỗ trợ công tác book phòng họp tại khu vực quản lý.
- Cung cấp các biểu mẫu của công ty cho các nhân viên, các bộ phận… (cả bản cứng và bản mềm)
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.