Thư ký dự án (Project Admin) - Khối Vận hành Công nghệ

Mục tiêu

Thực hiện quản lý, soạn thảo các hồ sơ dự án, văn bản hành chính của Dự án trụ sở làm việc của Ngân hàng Techcombank tại Hà Nội; Đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả, không vượt tổng mức được phê duyệt.

Trách nhiệm chính

• Giúp việc cho Giám đốc dự án triển khai thực hiện dự án;
• Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính,lưu trữ bản vẽ, hồ sơ dự án.
• Soạn thảo công văn liên quan đến việc thực hiện dự án và trình Giám đốc Dự án xem xét.
• Theo dõi, soạn thảo tài liệu của Ban quản lý dự án, quản lý hồ sơ
• Chuẩn bị Biên bản họp, viết biên bản cuộc họp.
• Cập nhật danh mục hồ sơ bản vẽ và báo cáo cho Giám Đốc Dự án.
• Liên hệ với các đối tác trong việc thực hiện các bản vẽ và xử lý thông tin liên quan.
• Tổng hợp, lên lịch, sắp xếp chương trình làm việc cho ban QLDA.
• Tiếp nhận phân loại hồ sơ trình ban QLDA; kiểm soát hình thức văn bản, hồ sơ do ban QLDA ký duyệt, nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của pháp luật và của Techcombank.
• Chuẩn bị trong các cuộc họp, tiếp khách.
• Kiểm tra và đặt văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm cho Ban QLDA.
• Chuẩn bị cho việc đi công tác của thành viên Ban QLDA (đặt khách sạn, vé máy bay...).
• Phối hợp các phòng ban liên quan để lập các văn bản đề nghị thanh toán của Ban quản lý dự án theo quy trình nội bộ của Techcombank.
• Các công việc hỗ trợ khác cho văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc dự án