Cập nhật các bí quyết viết email xin tài trợ mới nhất

Mục lục bài viết

• 1. Giới thiệu về email xin tài trợ
• 2. Các bước viết một email xin tài trợ hiệu quả
• (1) Xác định mục đích viết mail
• (2) Thực hiện việc tìm kiếm những nhà tài trợ có tiềm năng
• (3) Nội dung viết email xin tài trợ
• (4) Kết thúc email
• 3. Những nội dung cần có trong email xin tài trợ
• 4. Mẫu email xin tài trợ thành công

1. Giới thiệu về email xin tài trợ

Email (mail) xin tài trợ là một mẫu thư mà người viết muốn gửi đến các nhà tài trợ được xem là có tiềm năng với mong muốn là họ sẽ tài trợ một phần nào đó cho kinh phí của chương trình mà người viết muốn được hỗ trợ.

2. Các bước viết một email xin tài trợ hiệu quả

Sau đây là các bước để việt một email xin tài trợ hiệu quả mới nhất:

(1) Xác định mục đích viết mail

- Cần phải có được câu trả lời thật rõ ràng và minh bạch cho những câu hỏi từ phía nhà tài trợ như là “bạn mong muốn có thể nhận được điều gì?” hoặc là “cách tài trợ mà bạn mong muốn được nhận?” hay ”lý do chương trình của bạn xứng đáng nhận được hỗ trợ của chúng  tôi?”.

Mục tiêu của mẫu thư ngỏ xin tài trợ là sẽ nhận lại được một lá thư khác với lời hồi âm tốt đẹp và mang lại lợi ích cho đôi bên. Nên đầu tiên, bạn hãy chuẩn bị cho lá thư từ phía của mình một diện mạo thật đầy đủ, chân thành và thuyết phục nhất có thể để các nhà tài trợ có thể cân nhắc xem mình có khả năng hỗ trợ về mặt kinh phí, thiết bị… hay là mọi thứ cho chương trình của bạn hay không?

- Tiêu đề email: Tuyệt đối không gửi cho nhà tài trợ một email không có tiêu đề. Email cho nhà tài trợ không có tiêu đề, vừa thiếu chuyên nghiệp, vừa thể hiện thái độ thiếu tôn trọng nhà tài trợ.

- Văn phong email: văn phong cần lịch sự, chuyên nghiệp, đừng dân giả quá, đừng viết tắt. Ngoài ra, viết câu nên rõ ràng, mạch lạc, chân thành.

(2) Thực hiện việc tìm kiếm những nhà tài trợ có tiềm năng

- Tùy thuộc vào các trường hợp mà sẽ có những đặc điểm có thể mang ra để so sánh và lựa chọn được ra những cái tên nhà tài trợ phù hợp song song với các lợi ích mà họ sẽ nhận lại được có xứng đáng hay không.

- Ở mục này, nên xem xét và cân nhắc trong việc chọn nhà tài trợ bởi nhà tài trợ phù hợp với dự án, chương trình sẽ có tỷ lệ thành công cao hơn.

(3) Nội dung viết email xin tài trợ

- Lời đầu tiên: mở đầu bằng lời chào hỏi và cám ơn đã dành thời gian quan tâm đến email xin tài trợ. Mục đích của lời đầu tiên là để tạo thiện cảm, thái độ lịch sự của người viết mail.

- Giới thiệu về bản thân, tổ chức đang xin tài trợ: Nếu đến từ các tổ chức uy tín, có thương hiệu. Thì chính những tổ chức này sẽ tạo sự tin tưởng cho họ. Biết đâu người tài trợ là cựu thành viên của tổ chức ấy. Nếu vậy, đã có được sự thiện cảm rất cao.

- Giới thiệu về chương trình và trình bày ngắn gọn, hãy tập trung cung cấp thông tin hấp dẫn, trung thực, tạo sự tin tưởng về hiệu quả và hấp dẫn của chương trình. Đồng thời cho nhà tài trợ biết về nội dung của chương trình và lợi ích của chương trình mang lại. Kèm theo đó là các quyền  lợi khi tham gia chương trình.

- Kêu gọi tài trợ

- Hẹn gặp mặt: Hãy hẹn thời gian gọi lại để xác nhận là họ đã nhận được email. Đồng thời, hãy xác nhận được thời gian và địa điểm để meeting.

(4) Kết thúc email

Lời cảm ơn và lời chúc cuối mỗi mail mời tài trợ. Chúc một ngày làm việc hiệu quả hay bất cứ thứ gì là một cách thể hiện sự chu đáo của người viết, qua đó cho thấy người tài trợ có thể tin tưởng về tổ chức hay người được tài trợ hay không?

Cập nhật các bí quyết viết email xin tài trợ mới nhất (Hình ảnh từ Internet)

3. Những nội dung cần có trong email xin tài trợ

- Tiêu đề (Heading) 

- Thông tin người người gửi 

- Địa chỉ người nhận

- Lời chào (Salutation): 

- Kính gửi [Tên người nhận], 

- Giới thiệu: Trong phần này, bạn nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc tổ chức của mình và lý do viết thư. Điều này giúp người nhận biết bạn là ai và mục đích của thư. 

- Nội dung chính: Tại đây, bạn cần trình bày chi tiết về dự án, sự kiện hoặc lý do cụ thể mà bạn muốn truyền tải. Bao gồm: 

+ Thông tin chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết về dự án, sự kiện, sản phẩm hoặc vấn đề mà bạn muốn giới thiệu. 

+ Lợi ích: Nêu rõ lợi ích mà người nhận hoặc tổ chức của họ sẽ nhận được khi tham gia hoặc hợp tác. 

+ Lời mời hoặc yêu cầu: Mời người nhận tham gia vào sự kiện, hợp tác trong dự án hoặc bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn muốn họ thực hiện. 

+ Kết thư: Phần kết thúc nên bao gồm lời cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi từ người nhận. Bạn cũng có thể cung cấp thông tin liên lạc để người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn.

4. Mẫu email xin tài trợ thành công

Thân gửi anh/chị… 

Em là ….. đến từ …….. 

Được biết …… mình đang có nhu cầu truyền thông, quáng bá hình ảnh mạnh mẽ đến đối tượng là các bạn sinh viên….Và Trong email này em xin trân trọng gửi tới ………… lời mời hợp tác tại chương trình …………. do CLB ……….. tổ chức.

Anh/chị …… thân mến, CLB ………….. là một tổ chức sinh viên trực thuộc…………… Được thành lập từ ….., cho đến nay…

Trong đó, nổi bật chính là cuộc thi ………… Và để tiếp nối sự thành công của cuộc thi ……………. cũng như đánh dấu sự hợp tác cùng ………… 

Đối tượng mà chương trình hướng tới là những cá nhân từ 18-30 tuổi tới từ trong và ngoài nước, có chuyên môn trong một lĩnh vực…..

Đối với…….., em tin rằng đây sẽ là cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm và đầu tư cho ………..qua đó quảng bá hình ảnh của trung tâm đến với cộng đồng học sinh, sinh viên thông qua các đơn vị truyền thông.

Chúng em rất mong muốn anh có thể dành chút thời gian sắp xếp một buổi gặp mặt để có thể thảo luận kĩ hơn về chương trình Idea Ignition 2019 này ạ.

Và dưới đây, em xin gửi anh Hồ sơ hợp tác của chương trình ở phía cuối email để bên anh có thể hiểu được rõ hơn về những giá trị mà chương trình này mang lại ạ. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác đến từ phía……….

Sự đóng góp, ủng hộ của …………chắc chắn sẽ là nguồn khích lệ và hỗ trợ to lớn dành cho chương trình.

Để có thể chuẩn bị tốt nhất cho chương trình, em rất mong nhận được hồi âm từ anh trước…..h ngày……..

Thay mặt BTC chương trình, em xin chân thành cảm ơn và chúc anh một ngày tốt lành.

Thân mến