Trình tự số hóa giấy tờ thực hiện theo mấy bước? Ký số trên bản sao chụp điện tử quy định ra sao?

Mục lục bài viết

• Trình tự số hóa giấy tờ được thực hiện theo mấy bước?
• Khi sao chụp giấy tờ cần đảm bảo các yêu cầu nào? Ký số trên bản sao chụp điện tử được quy định ra sao?
• Tại bước bóc tách dữ liệu khi số hóa giấy tờ cần đảm bảo dữ liệu được bóc tách bao gồm các trường dữ liệu đặc tả cơ bản gì?

Trình tự số hóa giấy tờ được thực hiện theo mấy bước?

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định quy trình số hóa giấy tờ như sau:

Quy trình số hóa

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:

1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

2. Bóc tách dữ liệu.

3. Cấp mã kết quả số hóa.

4. Lưu kết quả số hóa.

Theo đó, việc số hóa giấy tờ được thực hiện theo 04 bước, cụ thể như sau:

Bước 01: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

Bước 02: Bóc tách dữ liệu.

Bước 03: Cấp mã kết quả số hóa.

Bước 04: Lưu kết quả số hóa.

Trình tự số hóa giấy tờ thực hiện theo mấy bước? Ký số trên bản sao chụp điện tử quy định ra sao? (Hình từ Internet)

Khi sao chụp giấy tờ cần đảm bảo các yêu cầu nào? Ký số trên bản sao chụp điện tử được quy định ra sao?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử

1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:

a) Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Các tài liệu được nêu tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này.

Theo đó, việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:

- Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;

- Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;

- Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;

- Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;

- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;

- Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định.

Cũng theo quy định này, chữ ký số trên bản sao chụp điện tử khi số hóa giấy tờ cần bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.

Tại bước bóc tách dữ liệu khi số hóa giấy tờ cần đảm bảo dữ liệu được bóc tách bao gồm các trường dữ liệu đặc tả cơ bản gì?

Theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:

Bóc tách dữ liệu của giấy tờ

...

2. Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

a) Mã loại giấy tờ;

b) Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

c) Tên giấy tờ;

d) Số, ký hiệu giấy tờ;

đ) Ngày, tháng, năm cấp;

e) Cơ quan cấp giấy tờ;

g) Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

h) Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

i) Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

k) Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

...

Theo đó, dữ liệu được bóc tách khi số hóa giấy tờ cần bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

- Mã loại giấy tờ;

- Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

- Tên giấy tờ;

- Số, ký hiệu giấy tờ;

- Ngày, tháng, năm cấp;

- Cơ quan cấp giấy tờ;

- Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

- Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

- Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

- Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành