Trợ Lý Tổng Giám Đốc (Administrative Assistant To General Manager - 總經理行政助理)

Work Location/ Địa điểm làm việc:
Khu công nghiệp Đất Cuốc, Xã Đất Cuốc, Huyện Bắc Tân Uyên, Tình Bình Dương

Administrative 行政/ Việc hành chính:
- Support day-to-day administrative operations of the General Manager (GM) and enforce excellence in process adherence.
Hỗ trợ các hoạt động hành chính hàng ngày của tổng giám đốc (GM).
- Assist and coordinate activities and meetings across administrative programs.
Hỗ trợ sắp xếp các cuộc họp liên quan đến các vấn đề hành chính.
- Following up and keeping tracks on current processes.
Theo dõi các quy trình công việc hiện tại.
- Responsible for interfacing with all appropriate departments (Internal and External).
Chịu trách nhiệm kết nối giữa các bộ phận với nhau, bao gồm các phòng ban nội bộ và các đơn vị ngoài công ty.
- Receive and screen information and report to GM.
Tiếp thu thông tin và báo cáo lại cho GM.

- 支援總經理（GM）的日常行政運作，加強進度卓越遵從性。
- 協助和協調行政計劃中的活動和會議。
- 跟進並跟踪當前項目進展。
- 負責與所有適當部門（內部和外部）對接溝通協調。
- 接收和處理信息並報告給總經理。

Document Management, Interpretation and Translation 文件管理，口譯和翻譯
- Support create, translate and disseminate documentation.
Hỗ trợ soạn tài liệu, dịch tài liệu, phân bổ tài liệu cho các phòng ban.
- Maintain the confidentiality of sensitive documentations, managing the whole filing of confidential papers from various administrative areas (Clerical, Account and Human Resources ETC).
Duy trì tính bảo mật của các tài liệu nhạy cảm .
- Recording and preparing memos of meetings and dealing with/arranging for the tasks described in these to be dealt with as far as possible.
Ghi chú nội dung các cuộc họp, và đảm nội dung các cuộc họp được triển khai.
- Translate / explain legal documents (Vietnamese and Chinese) for full and accurate understanding.
Dịch và giải thích các tài liệu liên quan đến pháp lý bằng tiếng Việt và tiếng Trung.
- Liaise, attend and translate meetings (Vietnamese and Chinese) to ensure communication is constant and clear.
Phối hợp, tham dự và dịch các cuộc họp, đảm bảo việc giao tiếp, kết nối giữa các thành viên trong công ty được trôi chảy.

- 支援創建，翻譯和傳佈文檔。
- 維護敏感文檔的保密性，管理來自各個行政領域（文書，賬目和人力資源部門等）的保密文件的歸檔。
- 記錄並準備會議備忘錄，進一步處理/安排這些會議中描述的任務。
- 翻譯/解釋政府文件（越南文和中文），以全面準確地理解。
- 聯絡，參加和翻譯會議（越南語和中文），以確保溝通持續，清晰。


General 一般
- Providing information about processes status when the superior is absent.
Cập nhật thông tin về tình trạng công việc khi cấp trên vắng mặt.
- Planning, coordinating, organising as well as preparing facts and contents of conferences, to guarantee structured procedure and the quality of further procedures / decision documents.
Lập kế hoạch, điều phối cũng như tổ chức các cuộc họp/ hội nghị, đảm bảo tính đúng đắn của các hồ sơ, tài liệu đó.
- Informing employees and people outside the company on behalf of the superior of facts and decisions, in order to support communication between employees and management and ensure the people involved receive information as soon as possible.
Là cầu nối liên kết thông tin giữa Tổng giám đốc với các nhân viên nội bộ trong công ty và những bộ phận liên quan bên ngoài công ty, đảm bảo những người liên quan nhận được thông tin nhanh chóng.

- 在上級缺席時提供有關項目進展信息。
- 計劃，協調，組織和準備會議的事實和內容，進一步確保結構化的程序以及後續程序/決定文件的品質。
- 代表上級將事實和決策告知員工和公司外部人員，以支持員工與管理層之間的溝通，並確保相關人員盡快收到信息。