Tuyển mới Nhân viên Hành chính

1.1. Công việc quản lý văn bản hành chính, văn thư

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, quản lý văn bản gốc đến và đi của Công ty.
• Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định phân cấp ma trận.
• Theo dõi, quản lý thư tín.
• Quản lý giấy giới thiệu, giấy công tác.
• Soạn thảo công văn theo yêu cầu của cấp trên.
• In ấn các tài liệu, phong bì… phục vụ hoạt động của công ty

1.2. Mua sắm, quản lý VPP, nhu yếu phẩm

• Tổng hợp kế hoạch, lập định mức mua sắm CCDC, VPP, nhu yếu phẩm, đồng phục, nước uống…
• Mua sắm, in ấn các tài liệu, ấn phẩm, băng rôn, poster, phong bì, tờ rơi, tem đuôi xe, sổ bảo hành, quà tặng… phục vụ hoạt động của công ty.
• Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.
• Phối hợp với nhân viên QTTN, nhân viên IT thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.
• Đặt mua trà nước, bánh kẹo phục vụ khách hàng.
• Thực hiện quản ly cấp phát phiếu đổ xăng, thẻ taxi, tổng hợp thanh toán các thủ tục hành chính xăng xe, taxi, chi phí tiếp khách… phục vụ hoạt động của công ty.
• Thực hiện thanh toán các thủ tục hành chính.
• Thực hiện việc quản lý xe demo, đề xuất điều phối xe ô tô báo cáo TBP phê duyệt đi công tác của CBNV trong công ty, theo dõi vệ sinh, bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm của xe.
• Tổ chức tiếp nhận thông tin đăng ký gửi xe và làm việc với Tòa nhà để đăng ký gửi ô tô, xe máy cho CBNV. Chốt số lượng xe của CBNV và xe ô tô mới của cty tại kho xe để làm thủ tục thanh toán hàng tháng.

1.3. Phối hợp thực hiện công tác khánh tiết, hội họp, sự kiện của công ty

• Quản lý phòng họp của công ty.
• Chuẩn bị trà nước, hoa quả bánh kẹo phục vụ các cuộc họp của Lãnh đạo công ty với khách.
• Thực hiện tổ chức thuê ngoài/hoặc có sẵn trang thiết bị bàn, ghế, khăn bàn...phục vụ cho việc setup các sự kiện.
• Tham gia thực hiện việc tổ chức Teambuilding, Tổng kết cuối năm...

1.4. Theo dõi, giám sát hoạt động Vệ sinh công nghiệp, môi trường

• Tổ chức tìm kiếm, đề xuất ký hợp đồng với NCC để thực hiện hoạt động vệ sinh công nghiệp toàn Công ty và báo cáo trực tiếp với Trưởng/Phó phòng trước khi quyết định.
• Kiểm soát công việc vệ sinh công nghiệp của NCC, đảm bảo việc thực hiện, quản lý, giám sát vệ sinh thực hiện theo đúng quy định của Công ty, của TMV.
• Chịu trách nhiệm về vệ sinh toàn bộ Công ty bao gồm công việc liên quan đến phân loại, lưu trữ và xử lý rác thải công nghiệp, rác thải nguy hai, kho rác thải.
• Kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất hạ tầng và thông báo cho nhân sự Kỹ thuật – Quản trị tài sản biết để khắc phục, sửa chữa kịp thời.
• Hỗ trợ TP trong các hoạt động liên quan đến môi trường và làm việc với các cơ quan chức năng.
• Có trách nhiệm bao quát chung về vệ sinh, cơ sở vật chất, cảnh quan toàn bộ khu vực Công ty quản lý, đảm bảo việc thực hiện theo đúng quy chuẩn và quy định đã ký kết với các đơn vị thuê ngoài.
• Trực tiếp quản lý, giám sát, nhắc nhở việc thực hiện công việc của các đơn vị thuê ngoài (Bảo dưỡng cây xanh, vệ sinh công nghiệp, diệt côn trùng…).

1.5. Hoạt động của bếp ăn

• Tìm kiếm NCC cung cấp thực phẩm, nguyên liệu phục vụ cho Bếp hoạt động và báo cáo trực tiếp với Trưởng bộ phận để quyết định.
• Tiếp nhận thông tin đăng ký, tăng giảm suất ăn hàng ngày từ các phòng ban và báo cho bộ phận Bếp.
• Đề xuất phương án nâng cao chất lượng bữa ăn, kiểm soát chi ph