Tuyển Nhân Viên Điều Phối Đơn Hàng

* Công tác theo dõi quá trình triển khai đơn hàng:
- Theo dõi tình hình thực hiện dự án, đơn hàng (từ khi nhận được hợp đồng hoặc đơn hàng, báo giá có xác nhận - phê duyệt của khách hàng cho đến khi kết thúc dự án, đơn hàng chuyển sang giai đoạn bảo hành theo sự phân công của Trưởng phòng Kinh doanh, bao gồm:
+ Tiến độ triển khai, nghiệm thu;
+ Tiến độ nhập hàng, giao hàng cho dự án;
+ Tiến độ thanh toán, quyết toán;
+ Tình hình xuất hoá đơn tài chính cho các dự án.
- Kịp thời đề xuất và xử lý khi có phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành kế hoạch.
* Công tác soạn thảo văn bản:
- Các công văn, giấy tờ, văn bản giao dịch với khách hàng liên quan đến các dự án, đơn hàng được phân công điều phối, trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
- Lập và tập hợp từ các bộ phận liên quan các hồ sơ thanh toán, hồ sơ hoàn công, hồ sơ quyết toán công trình, (bao gồm cả photo, đóng sổ, lấy chữ ký các bên liên quan - nếu cần).
- Lập các thư đề nghị chuyển tiền, thanh lý hợp đồng, đề nghị để phòng Kế toán phát hành hoá đơn tài chính.
* Công tác phối hợp, hỗ trợ:
- Chuẩn bị hàng hoá vật tư cho các dự án, đơn hàng sau khi ký hợp đồng,
- Kết hợp với bộ phận Kế hoạch vật tư, Mua hàng theo dõi tiến độ nhập hàng hóa, vật tư phục vụ sản xuất.
- Kết hợp với nhân viên kỹ thuật, thủ kho kiểm tra hàng hoá, vật tư, dán tem, đóng gói và làm thủ tục giao cho khách hàng.
- Phối hợp với bộ phận kế toán, thủ kho, vận chuyển làm thủ tục xuất hàng.
* Công tác cập nhật thông tin và lưu trữ:
- Các công văn, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện dự án, đơn hàng được giao điều phối như: biên bản giao nhận hàng, nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu hợp đồng, các công văn về thay đổi thiết bị phát sinh ngoài hợp đồng…
- Các thông tin hành chính của các khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại / fax liên lạc, những người liên quan…
- Cập nhật các thông tin giao dịch với khách hàng trong quá trình triển khai dự án, đơn hàng.
* Công tác báo cáo:
- Lập báo cáo công việc PC hàng tháng gửi cho phòng.
- Báo cáo tình hình thực hiện của một dự án do mình theo dõi, khi có yêu cầu từ các cấp quản lý và các bộ phận liên quan.
* Thực hiện công tác báo cáo
- Quản lý, giám sát và đảm bảo hệ thống ghi chép, báo cáo và lưu trữ các thông tin cơ bản trong sản xuất.
- Báo cáo các công việc thực hiện hàng ngày, tuần, tháng về toàn bộ hoạt động sản xuất của Nhà máy.
* Công tác khác
- Tham mưu, tư vấn, xử lý các vấn đề có liên quan đến quá trình triển khai thực hiện dự án, đơn hàng nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty để phát huy hiệu quả công việc;
- Những công việc khác theo nhu cầu kinh doanh của Công ty và theo sự điều phối của Trưởng phòng.
* Trách nhiệm
- Báo cáo trưởng phòng công việc thực hiện hàng ngày / tuần / tháng.
- Đảm bảo thực hiện công việc đúng chất lượng, tiến độ và đạt hiệu quả theo kế hoạch.
- Chịu trách nhiệm trước phòng Kinh doanh, Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
- Bảo mật thông tin về những công việc của phòng.
- Bảo mật thông tin về các công trình hoặc dự án công ty đang triển khai.
- Đóng góp ý kiến và thực thi cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng của Công ty;
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.
- Tuân thủ nội quy, quy chế, quy định… của Công ty và các quy định của Pháp luật.
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho Cán bộ trong phòng hoặc một người có chuyên môn thực hiện thông qua sự đồng ý của Trưởng phòng.
* Quyền hạn
- Đề xuất các trang thiết bị, dụng cụ làm việc phù hợp.
- Có quyền từ chối không thực hiện nhiệm vụ khi xét thấy không an toàn hoặc vi phạm pháp luật hoặc các công việc mang tính chất riêng tư mà chưa được sự phê duyệt của Trưởng phòng.
- Được quyền đề xuất, đóng góp ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện môi trường làm việc trong công ty.
- Đề xuất các phương án tiết kiệm chi phí hành chính và giảm thiểu các rủi ro trong doanh nghiệp
- Có quyền chủ động thực hiện công việc và tự quyết định các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình
- Chịu trách nhiệm trước phòng Kinh doanh, Công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.