Tuyển Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ

I. Lưu trữ tài liệu cấp Công ty

- Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong Công ty;

- Đào tạo, hướng dẫn cho các đơn vị chức năng kiểm tra kiểm soát hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong toàn hệ thống, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Công ty và pháp luật;

- Chủ trì tiếp nhận tài liệu chứng từ lưu trữ theo định kỳ tháng/ quý từ các phòng bộ phận trong Công ty và vận chuyển tài liệu ở các kho của các phòng ban đến bảo quản tại các kho tập trung của Công ty.

- Tổ chức chỉnh lý, đóng gói tài liệu đã nhận của Phòng ban bộ phận theo đúng nghiệp vụ lưu trữ;

- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ các văn bản, hồ sơ, tài liệu đầy đủ, lập danh mục hồ sơ bảo đảm an toàn và khoa học;

- Cung cấp các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho Công ty theo quy định khi được yêu cầu;

- Là đầu mối chủ trì thực hiện, kiểm tra, giám sát việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các phòng ban bộ phận khi gửi bảo quản tại các kho tập trung của Công ty;

- Tra soát tài liệu ở các kho của Công ty phục vụ cho nhu cầu của Phòng ban.

II. Mảng công việc lưu trữ tài liệu cấp Công ty - theo Nghị định 36/2016/NĐ-CP và Nghị định 169/2018/NĐ-CP

- Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện lưu trữ các hồ sơ tài liệu quản lý trang thiết bị y tế cấp Công ty theo đúng quy định tại Nghị định 36/2016/NĐ-CP và Nghị định 169/2018/NĐ-CP;

- Chịu trách nhiệm chính trong việc đào tạo hướng dẫn, kiểm tra giám sát các bộ phận thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu quản lý trang thiết bị y tế tại các bộ phận chuyên trách theo đúng quy định;

III. Mảng công tác văn thư

- Viết giấy giới thiệu, giấy công tác;

- Tiếp nhận các loại văn bản đến và vào sổ công văn đến của Công ty theo mẫu số .....; Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu; Chuyển giao công văn, tài liệu, báo cáo đến các phòng, ban, bộ phận liên quan.

- Tiếp nhận các loại văn bản đi, văn bản nội bộ do Công ty ban hành;lưu trữ bản scan văn bản trên phần mềm CloudOffice theo quy trình phần mềm CloudOffice số;

- Tham gia hỗ trợ công việc văn thư tại từng phòng ban khi có phân công của quản lý bộ phận đảm bảo kịp thời, đạt chất lượng theo yêu cầu;

- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty;

- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…