Tuyển Thư Ký Tổng Giám Đốc

1. Hỗ trợ chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo:

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Lãnh đạo để phục vụ việc quản lý điều hành.

- Sắp xếp lịch làm việc với các đối tác và ghi nhận biên bản cuộc họp với các đối tác.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Lãnh đạo.

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

2. Hỗ trợ hoàn thiện kế hoạch, chi phí và check list làm việc theo lịch công tác của Lãnh đạo:

- Căn cứ vào nội dung làm việc theo lịch công tác, lập kế hoạch công tác của Lãnh đạo và các nhân sự đi cùng.

- Lên check list các nội dung làm việc và tài liệu cần chuẩn bị.

- Lên danh sách chi phí, hoàn thiện theo biểu mẫu tạm ứng công tác phí.

3. Tham gia và hoàn thiện các biên bản họp của Lãnh đạo với công ty và các bộ phận:

- Ghi chép các nội dung biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo cùng các bộ phận và công ty.

- Lưu lại các lịch báo cáo, lịch họp phát sinh trong cuộc họp, update vào lịch làm việc của Lãnh đạo. Nhắc lịch khi đến hạn.

- Hỗ trợ triển khai các chỉ đạo của Lãnh đạo đến các phòng ban, bộ phận, đảm bảo các bộ phân tuân thủ kế hoạch và deadline được giao.

4. Tổng hợp các báo cáo công việc và kế hoạch của các đơn vị hàng tuần, hàng tháng:

- Hỗ trợ nhắc lịch gửi báo cáo tới các trưởng đơn vị.

- Tổng hợp các báo cáo công việc của các trưởng đơn vị cho Lãnh đạo.

5. Báo cáo công việc:

- Báo cáo định kỳ trực tiếp về các nội dung làm việc.

- Nộp báo cáo tháng về nội dung làm việc.

6. Thực hiện các công việc khác được cấp trên giao.