Lễ Tân - Hành Chính Nhân Sự - Kế Toán Phụ

Chịu trách nhiệm thực hiện công tác văn thư lưu trữ, lễ tân và kế toán phụ:
1. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, lễ tân:
a) Soạn thảo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc và các luật sư.
b) Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi công văn đến bằng bản mềm và tại các file lưu đảm bảo thuận tiện, khoa học.
c) Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của công ty và quy định của nhà nước. Trực tiếp kiểm tra và đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài.
d) Trực và trả lời điện thoại văn phòng. Đón tiếp khách tới giao dịch, làm việc tại Chi nhánh, hướng dẫn và thông báo đến người thích hợp.

2. Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch
a) Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng phẩm và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phòng phẩm cho Chi nhánh.
b) Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời.
c) Theo dõi, báo cáo tình trạng sử dụng điện, nước, điện thoại. Đề xuất các biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí.

3. Cập nhật, kiểm tra, ghi chép số liệu và hạch toán kế toán
a) Tiếp nhận, kiểm tra, soát xét tính hợp pháp của hoá đơn, chứng từ
b) Lập các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi cho khách hàng và nhà cung cấp.
c) Quản lý hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định.

4. Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các thủ tục thu chi và thanh toán, thu hồi công nợ
a) Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi và trực tiếp thu chi tiền mặt.
b) Lập bảng kê quỹ tiền mặt hàng tháng; báo cáo tồn quỹ tiền mặt theo quý, năm và các báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc.
c) Thực hiện các thủ tục nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng.

5. Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc
a) Thực hiện giao dịch với cơ quan thuế, các tổ chức tín dụng theo yêu cầu.
b) Tham gia hướng dẫn, phổ biến cho nhân viên mới về các quy định, nội quy, quy chế của Công ty.
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của Giám đốc.