Nhân viên Lễ tân (Kiêm hành chính)

1. Nhiệm vụ lễ tân:

• Tiếp nhận các cuộc điện thoại đến, văn bản và chuyển giao cho người có liên quan.
• Chào đón du khách một cách nồng nhiệt, đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái, hướng dẫn họ gặp gỡ mọi người.
• Nhận/Chuyển thư/bưu kiện bên ngoài và nội bộ.
• Sắp xếp kế hoạch tham quan cho khách (đón, đưa đón, ăn ở...);
• Sắp xếp phương tiện đi lại phù hợp cho các chuyến công tác của nhân viên (VD: Vé máy bay, thuê xe, vé taxi, v.v.) theo yêu cầu;

2. Nhiệm vụ quản trị:

• Báo cáo bữa ăn hàng ngày cho căng tin;
• Đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru, làm việc với các nhà cung cấp để có mức giá tốt nhất, giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có (điện thoại, taxi, điện, nước uống, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh DHL, EMS, 247, khách sạn, vé máy bay, in ấn, hoa văn phòng) , vệ sinh văn phòng...);
• Tiến hành thanh toán hàng tháng cho các công việc liên quan (điện thoại, hoa tươi, ăn uống, dịch vụ dọn dẹp, dịch vụ bảo vệ, xe cộ...);
• Quản lý tài xế và xe của công ty;
• Điều phối việc sửa chữa và bảo trì các thiết bị văn phòng;
• Hỗ trợ, phối hợp với các thành viên Nhân sự khác lên kế hoạch, tổ chức các sự kiện nội bộ (VD: Sinh nhật hàng tháng, EOM, Mid-year Party, Christmas, Year-end Party, Farewell Party, v.v.);
• Đặt đồ uống và thức ăn cho khách và người nước ngoài khi cần thiết;
• Các công việc đột xuất khác do Cấp trên/BGĐ giao.