Tuyển mới Chuyên Viên Hành Chính

1. Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính - quản trị
a. Xây dựng kế hoạch của Văn phòng, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tháng/quý/năm và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
b. Xây dựng quy trình, quy định, quy chế về hành chính phục vụ cho công tác hành chính của VPI.
c. Phối hợp với Ban Truyền thông, Ban Marketing cùng các đơn vị liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất, địa điểm, điều kiện phục vụ cho các sự kiện của hệ thống VPI.
d. Phối hợp với Ban Truyền thông tổ chức các sự kiện nội bộ.
c. Soạn thảo giấy ủy quyền; sắp xếp, bố trí kế hoạch làm việc công tác, hội họp, giao ban, tiếp khách cho Ban Điều hành.
d. Quản lý, sử dụng con dấu đúng mục đích, tuân thủ đúng quy định của Pháp luật và Điều lệ của Công ty.
e. Thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên phục vụ công tác.
f. Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ nội quy lao động của VPI.
g. Tổ chức quản lý bếp ăn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
h. Quản lý, theo dõi, thanh toán các chi phí hành chính: điện, nước sinh hoạt, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, thông tin liên lạc…
i. Điều hành, quản lý đội ngũ lễ tân, đội xe của Công ty Văn Phú - Invest.
2. Công tác văn thư lưu trữ
a. Xây dựng, chủ trì triển khai công tác quản lý văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty theo quy định đã được phê duyệt và hướng dẫn thực hiện.
b. Tiếp nhận, xử lý công văn đi và công văn đến của Công ty.
e. Tổ chức thực hiện công tác bảo mật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty theo quy định.
f. Lập báo cáo định kỳ danh mục hồ sơ lưu trữ.
3. Mua sắm quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, thiết bị
a. Phối hợp với Ban Kế toán xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ trình lãnh đạo Công ty quyết định ban hành.
b. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm và quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm, thiết bị bảo hộ lao động và các vật dụng cần thiết khác phục vụ hoạt động của Công ty theo quy định và đúng thời hạn.
c. Chủ trì tiếp nhận nhu cầu mua sắm từ các ban chức năng, báo cáo BĐH xem xét, phê duyệt.
d. Triển khai thực hiện việc mua sắm tài sản theo quy định.
e. Thực hiện cấp phát, điều chuyển, bảo dưỡng, sửa chữa, thu nhận, thanh lý và tiêu hủy tài sản nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng của tài sản.
f. Giám sát sử dụng tài sản đúng mục đích, hợp lý, tiết kiệm; phối hợp với Ban Kế toán kiểm soát phân bổ chi phí và khấu hao tài sản.
g. Định kỳ theo quy định tổ chức kiểm kê, lập báo cáo danh mục, số lượng, tình trạng tài sản trên toàn Công ty.
4. Một số công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp