Chuyên Viên Hành Chính

1. Quản lý con dấu của Công ty theo đúng quy định, thực hiện việc đóng dấu một cách chặt chẽ theo đúng các quy định về văn bản của Công ty
- Hóa đơn theo quyển: chậm nhất 02h kể từ khi nhận được yêu cầu
- Các văn bản, chứng từ còn lại: đóng dấu ngay khi phát sinh
- Đảm bảo các văn bản, chứng từ hóa đơn đóng dấu đúng quy định, rõ nét.
2. Mua bán, trang bị và quản lý toàn bộ tài sản tại VP Công ty (trừ hàng hóa thuộc bộ phận kho quản lý), kiểm kê tài sản định kỳ;- Mua tài sản ngay khi có yêu cầu phát sinh
- Lập danh mục và theo dõi sự biến động của tài sản. Cập nhật vào bảng theo dõi sự biến động của tài sản ngay tại thời điểm tài sản được điều chuyển hoặc thanh lý hoặc hủy
- Bảng danh mục đảm bảo đầy đủ, chính xác và được phân loại rõ ràng
- Kiểm kê định kỳ 02 lần/năm và phải được thực hiện theo đúng quy trình kiểm kê tài sản ( vào tháng 1 và tháng 7 hàng năm)
3. Cấp phát đồng phục, CCDC, trang thiết bị phục vụ công việc cho các phòng ban;
- Chậm nhất 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu
- Đảm bảo cấp phát đúng số lượng, chủng loại
- Chứng từ giao nhận đầy đủ và thực hiện theo đúng quy trình cấp phát
4. Kiểm kê kho đồng phục, CCDC … hàng tháng
- Định kỳ: kiểm kê vào ngày cuối tháng
- Xây dựng tồn tối đa, tối thiểu và duy trì theo đúng quy định
5. Kiểm tra, sửa chữa tài sản theo đề nghị của các Phòng ban;
- Chậm nhất 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu
1. Tìm kiếm các NCC có giá cả, chất lượng hợp lý, tiến độ đáp ứng yêu cầu
2. Phối hợp với Marketing để tổ chức các event nội bộ (VD: 8/3, 1/6, 20/10, noel, trung thu …).
- Tổ chức các buổi liên hoan chung của Công ty, - Lên kế hoạch, kịch bản, dự trù chi phí … trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày diễn ra chương trình
- Kế hoạch, dự trù chi phí … đảm bảo chi tiết, rõ ràng và cụ thể
3. Tổ chức các chương trình vui chơi, nghỉ mát … cho Công ty. Đặt các dịch vụ liên quan tổ chức hội nghị, sinh nhật, nghỉ mát, tiệc….
- Lên kế hoạch, kịch bản, dự trù chi phí … trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày diễn ra chương trình
- Kế hoạch, dự trù chi phí … đảm bảo chi tiết, rõ ràng và cụ thể
4. Soạn thảo, lưu trữ và quản lý các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính của Phòng và các văn bản chung của Công ty mà không liên quan đến các Phòng/ban khác;
- Lưu giữ văn bản, giấy tờ pháp lý để cấp phát cho các Phòng/ban khi cần thiết (lưu giữ và cấp phát);
- Soạn thảo văn bản ngay trong ngày. Nếu yêu cầu nhận được từ 16h chiều thì chậm nhất 9h sáng hôm sau phải hoàn thành
- Lưu trữ chứng từ, văn bản gọn gàng, dễ tìm, dễ lấy và được phân loại rõ ràng
• Đối với bản mềm: theo đúng sơ đồ cây thư mục
• Đối với bản cứng: theo đúng phân loại đã được phê duyệt
5. Công chứng giấy tờ cho các Phòng ban khi có yêu cầu - Chậm nhất 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu
- Cân đối việc công chứng sao cho tiết kiệm chi phí và công sức đi lại nhất
6. Làm hộ chiếu, visa, thẻ APEC, làm các thủ tục cho nhân sự là người nước ngoài
- Thực hiện ngay khi nhận được yêu cầu
- Cân đối các hình thức làm để tiết kiệm chi phí và công sức nhất
7. Check camera các địa điểm được cài đặt;
- Báo cáo theo ngày, chậm nhất vào 17h hàng ngày
- Đảm bảo chính xác, đúng quy trình, quy định
8. Đến các địa điểm của Công ty ( Kho, nhà máy ….) để kiểm tra tình trạng vệ sinh, thực hiện nội quy, quản lý tài sản, tác phong làm việc …..;
- Định kỳ 01 lần/tuần >> sau đó phải có báo cáo theo tuần, chậm nhất vào 10h thứ 7 hàng tuần
- Đảm bảo chính xác, đúng quy trình, quy định
9. Quản lý các vấn đề liên quan đến tạp vụ, bảo vệ, nấu ăn;
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở …
- Hướng dẫn công việc để thực hiện theo đúng quy trình, quy định
- Lập biên bản khi nhân sự vi phạm quy định (nhắc nhở nhưng vẫn vi phạm)
10. Quản lý công tác vệ sinh, cây cảnh của Văn phòng
- Vệ sinh: kiểm tra toàn VP 2 lần/ngày;
- Cây cảnh: yêu cầu Nhân viên tạp vụ chăm sóc 01 lần/tuần
11. Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động công đoàn cấp trên, công đoàn cơ sở;
12. Làm việc với các cơ quan nhà nước để xử lý các công việc liên quan (Công an, môi trường, PCCC, …);
13. Làm thủ tục cho các nhân sự mới với ban quản lý tòa nhà (vé xe, thẻ nhân viên, đăng ký hàng ra, vào …).
- Làm các thủ tục cho nhân sự mới với BQL tòa nhà ngay hôm đầu tiên nhân sự đi làm;
14. In tài liệu, biểu mẫu, phong bì, card …. sử dụng cho mục đích hoạt động chung của Công ty (phối hợp với Phòng Marketing);
- Đảm bảo đúng thiết kế;
- Đúng tiến độ theo yêu cầu của CBQL hoặc của các Phòng ban
15. Thực hiện các chế độ phúc lợi cho CBNV: tiền sinh nhật, đám cưới, ốm đau, thai sản, thưởng các ngày lễ tết, 1