Nhân viên hồ sơ thầu là làm gì? Yêu cầu chung đối với nhân viên làm hồ sơ thầu?

Mục lục bài viết

• 1. Nhân viên hồ sơ thầu là gì?
• 2. Nhân viên hồ sơ thầu là làm gì?
• 3. Yêu cầu chung đối với nhân viên làm hồ sơ thầu?

Nhân viên hồ sơ thầu là làm gì? Yêu cầu chung đối với nhân viên làm hồ sơ thầu?(Hình từ internet)

Trong hoạt động đấu thầu chúng ta rất hay nghe đến vị trí nhân viên hồ sơ thầu. Vậy, nhân viên hồ sơ thầu là làm gì? Yêu cầu chung đối với nhân viên làm hồ sơ thầu gồm những gì?

1. Nhân viên hồ sơ thầu là gì?

Nhân viên hồ sơ thầu là vị trí gắn liền với hoạt động đấu thầu của doanh nghiệp. Do đó, trước khi bước vào tìm hiểu chi tiết về nhân viên hồ sơ thầu, chúng ta sẽ cùng nắm tổng quan về hoạt động đấu thầu tại doanh nghiệp.

Cụ thể, theo khoản 8 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 quy định đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình.

Có thể hiểu một cách đơn giản, đấu thầu là quá trình bên mời thầu lựa chọn nhà thầu nhằm đáp ứng được các yêu cầu đã đề ra. Còn nhân viên đấu thầu hay nhân viên hồ sơ thầu là người sẽ tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư. Sau đó, họ sẽ thu thập thông tin của đối thủ, triển khai các kế hoạch dự thầu, chuẩn bị hồ sơ dự án và có thể đại diện công ty tham gia buổi đấu thầu.

2. Nhân viên hồ sơ thầu là làm gì?

Công việc của nhân viên hồ sơ thầu sẽ có sự khác biệt giữa các công ty và phụ thuộc vào quy mô dự án mà họ chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, về cơ bản thì công việc của nhân viên hồ sơ thầu sẽ bao gồm:

- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hồ sơ dự thầu.

- Lập hồ sơ dự thầu; dự toán/báo giá dự thầu; báo giá phát sinh gửi các khách hàng của công ty.

- Phụ trách thực hiện các yêu cầu về năng lực, pháp lý theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu, đôn đốc thúc đẩy các thành viên có liên quan thực hiện công việc đúng tiến độ so với mục tiêu và thời gian đã định.

- Đóng gói, liên hệ và cung cấp thông tin nộp hồ sơ thầu, theo dõi kết quả thẩu, cập nhật kết quả trúng thầu của các đơn vị.

- Theo dõi, thu hồi bảo lãnh dự thầu đúng thời gian quy định.

- Phối hợp làm việc với các đơn vị nội bộ và khách hàng để xử lý các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hồ sơ thầu(trực tiếp làm việc với khách hàng về các vấn đề phát sinh, thay đổi.

- Chủ trì các buổi họp với các đơn vị để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án…).

- Lưu trữ, quản lý Hồ sơ mời thầu.

- Tổng hợp, kiểm tra và lưu trữ tất cả các hồ sơ văn bản liên quan đến hồ sơ thầu thực hiện một cách khoa học dễ dàng tra cứu.

- Thực hiện các công việc khác do trưởng bộ phận giao.

- Phân tích hồ sơ mời thầu để lên phương án chào giá. Hoàn thiện hồ sơ thầu theo yêu cầu của Chủ đầu tư.

- Trên cơ sở các bản vẽ thiết kế MEP lập bảng dự toán thầu về khối lượng, đơn giá dự thầu.

- Cập nhật định mức thực tế và xây dựng định mức cho từng công việc.

- Lập danh mục nhà cung cấp, thầu phụ đồng hành.

- Liên hệ các nhà cung cấp và thầu phụ lấy báo giá cho dự án đấu thầu.

- Triển khai thực hiện đấu thầu cho các gói thầu xây dựng và các gói thầu khác theo sự phân công, đúng quy trình đấu thầu, đảm bảo tiến độ, chất lượng nhà thầu.

- Cập nhật các chủng loại vật liệu mới trên thị trường làm cơ sở dữ liệu đấu thầu.

- Kiểm soát tình hình thực hiện gói thầu của nhà thầu đưa ra cảnh báo kịp thời trong trường hợp nhà thầu có dấu hiệu vi phạm hợp đồng.

- Hỗ trợ trưởng phòng lập báo giá các dự án.

- Xử lý các tình huống, công việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

3. Yêu cầu chung đối với nhân viên làm hồ sơ thầu?

Không phải ai cũng có thể trở thành nhân viên hồ sơ thầu, công việc này này đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Để đảm nhận vị trí nhân viên đấu thầu thì bạn cần chuẩn bị các kỹ năng và kiến thức sau đây.

- Kiến thức chuyên môn

Để trở thành nhân viên hồ sơ thầu, kỹ năng và kiến thức là yếu tố bắt buộc tiên phong. Do đó cá nhân cần tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng các ngành kinh tế, xây dựng hoặc quản lý thi công…

Ngoài ra, cá nhân cần phải có kiến thức nghiệp vụ cơ bản như các kiến thức về thành lập, tạo lập hồ sơ, hợp đồng, nghiệp vụ về báo giá, tìm kiếm thông tin,…

- Các tố chất, kỹ năng mềm khác

+ Kỹ năng tin học văn phòng: : Quá trình thực thi làm giá, hồ sơ, hợp đồng sẽ cần làm trực tiếp trên máy tính là chính. Do đó, sẽ cần phải có năng lực tin học văn phòng tốt. Ngoài ra, một số ít đơn vị chức năng hoặc nếu đấu thầu cho nhà nước cũng sẽ nhu yếu về những quy chuẩn, nhu yếu trình diễn trong văn bản, hãy quan tâm yếu tố này.

+ Kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ: Khi làm nhân viên hồ sơ thầu, cá nhân sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp trong lẫn ngoài nước. Vì vậy, để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi thì cá nhân nên chuẩn bị cho mình một vốn ngoại ngữ tốt. Bên cạnh đó, nếu có khả năng ngoại ngữ tốt thì sẽ dễ dàng có cơ hội thăng tiến nhiều hơn trong công việc.

Ngoài biết ngoại ngữ, cá nhân cũng cần cải thiện kỹ năng giao tiếp, thuyết phục để có thể đàm phán tốt.

+ Một số kỹ năng khác: Bao gồm Kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập; Kỹ năng xử lý tình huống, xử lý vấn đề; Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tốt,…