Trưởng phòng hành chính (Admin Manager)

Chi nhánh Công ty CP Tập đoàn Đầu tư Địa ốc Nova - Sàn giao dịch Bất động sản NoVaLand Quận 1

Mức lương: Thỏa thuận Kinh nghiệm: 4 năm Nơi làm việc: Tp Hồ Chí Minh Trình độ: Đại học Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Trưởng phòng hành chính mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

Nhiệm vụ 1: Giám sát và triển khai hoạt động hành chính
1.1 Xây dựng quy trình:
- Rà soát, hiệu chỉnh các quy trình/quy định hiện hành và đề xuất xây dựng quy trình mới đảm bảo hoạt động hành chính hiệu quả.
1.2 Lập kế hoạch và triển khai hoạt động hành chính:
- Triển khai thực hiện các chính sách: Hiếu, hỉ, sinh nhật, đồng phục, … chính xác và kịp thời theo đúng chính sách hiện hành của Tập đoàn.
- Đảm bảo các công tác thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng các chi phí thuộc phòng Hành chính phụ trách được thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả theo đúng quy trình hiện hành của Tập đoàn.
- Giám sát việc mua hàng phục vụ cho hoạt động vận hành hành chính.
- Giám sát và đảm bảo công tác gia hạn, tái ký các hợp đồng dịch vụ (nếu có) kịp thời.
- Quản lý việc sử dụng điều chuyển/thanh lý/hủy tài sản trong Tập đoàn đúng mục đích, hiệu quả, tiết kiệm và nhanh chóng.
- Quản lý và giám sát hoạt động của nhóm văn thư, phục vụ nước văn phòng,....
- Quản lý, điều phối, rà soát các hoạt động liên quan đến đội xe: Chi phí thuê xe, cầu đường, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo trì, lệ phí đường bộ, xăng, bảo hiểm, đăng kiểm, kiểm định, sắp xếp bố trí xe, … đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho CB-NV.
- Điều phối việc bố trí chỗ/phòng làm việc cho NV mới, bố trí không gian làm việc khi có thay đổi cơ cấu nhân sự.
- Điều phối việc cấp phát quà tặng chính sích cho NV luôn thực hiện kịp thời, đầy đủ: Quà 08/03, Quà Trung Thu, Quà 20/10, Quà Tết.
- Điều phối, giám sát và phân công công việc đến các thành viên trong team đảm bảo thực hiện đúng tiến độ công việc.
Nhiệm vụ 2: Thực hiện các báo cáo định kỳ và theo yêu cầu
- Thực hiện báo cáo/ cập nhật chi phí hành chính và kết quả công việc định kỳ.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ hướng dẫn công việc cần thiết cho các thành viên trong nhóm

Yêu cầu công việc

a. Trình độ: Đại học trở lên chuyên ngành QTKD
b. Kiến thức: Kiến thức chung về lĩnh vực Hành chính, Quản lý tài sản, Quản lý Hồ sơ lưu trữ.
c. Kinh nghiệm:
- Kinh nghiệm quản lý: 4 năm kinh nghiệm quản lý ở vị trí tương đương với số lượng nhân viên từ 20 người trở lên, Quy mô công ty >300 Nhân sự
- Kinh nghiệm chuyên môn: 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính
d. Kỹ năng:
- Quản lý tài sản
- Quản lý lưu trữ hồ sơ
- Quản lý văn phòng
- Kỹ năng quản lý và làm việc đội nhóm
- Kỹ năng quản lý công việc, phân tích và giải quyết vấn đề
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)
e. Các yêu cầu khác:
- Khả năng giao tiếp tốt, tự tin, hướng dẫn tốt
- Khả năng làm việc độc lập, tương tác và phối hợp tốt
- Khả năng hoạch định, quản lý con người
- Khả năng quan sát, phán đoán, phân tích, tổng hợp
- Khả năng chịu áp lực công việc cao
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh (Toeic 550/Toefl IBT 60/IELTS 5.0 trở lên)